身处现代办公环境中的你，是否常常会遭遇一种尴尬：刚刚到电传室取回一份重要的传真，再拿到扫描仪上制成文件，或者是打印一份回执。这中间不仅要到各个办公室里跑来跑去，还可能因为机器正忙而耽误很多时间。更为不便的也许是那份文件还很机密，每经过一道工序，都有可能不慎泄密。
  
   能不能有一台机器，它既能满足日常的办公需求，又让工作变得方便？既能将企业内部具有特殊要求的办公小环境相对独立出来，又能在保留原有办公设备的情况下，不需花费太多？例如，企业决策层的办公室、财务部门等，这些部门对于办公的效率和资料的隐密性具有更高的要求，而且信息和工作流程相对独立。
  
   你所想的，正是“办公一体机”的长项。办公一体机集电脑、打印机、扫描仪和综合图文处理软件于一体，通过图文管理软件在电脑中设置虚拟复印机、虚拟传真机和虚拟办公环境；它拥有自动连续复印多页纸、OCR光学字符识别、硬拷贝传真、电子邮件、图片编辑等功能。它一般都有多任务处理能力，比如大量复印时也能接收传真。它采用传真存储技术，将传真存储起来，复印结束后再打印输出。所以说，它是办公自动化和IT领域在数字化、集成化上的最新体现。
  
   简而言之，办公一体机首先将办公设备的多种功能集成，最大限度的节省体积，还减少了办公者的奔波之苦；同时，保证了资料的隐密性要求。其次，一体化的办公设备通过零部件的复用，相对于分散的设备组合而言，大大降低了成本。最后，一体化的办公设备适应中小企业、SOHO一族逐渐兴起的潮流。对于大企业，它可以以较低的成本将那些相对独立、隐密性和效率要求高的办公小环境从企业的整体办公环境中相对独立出来，满足个性化应用需求。
  
   办公一体机又不同于市场上常见的多功能一体机。多功能机往往是从打印机或传真机发展而来。多功能一体化后，容易造成“功能多、不稳定”的缺点，有点像一些日常生活中的电子商品，功能多了反而更易出毛病。
  
   多功能一体机只是迎合简单办公需求的设备集合品。而办公一体机则是办公自动化产品与IT产品的非常好的结合，是办公自动化、集成化、数字化发展的必然产物。它不是多个设备的简单叠加，其设计体现了整体的思想。它的特点是各个部分非常匹配，不易出错。
  
   据透露，在IT领域领先的惠普公司已开始涉足这一办公自动化市场。它根据现今的办公特点，率先推出了办公一体机，对我们的传统办公环境进行完善，更加贴近我们的办公用户。该系列产品在性能上有全方位的提高，能最大限度发挥惠普在打印和扫描领域的优势，将许多办公功能更好地展现在盈尺的桌面空间上，从而使我们的办公小环境更加完善。而松下、利盟以及国内的方正、实达等都在这一领域群雄逐鹿，众多品牌的多功能一体机也精彩亮相。
  
   这是否意味着一体机将完全替代单项办公设备？答案是否定的。首先，从办公设备特点来说，在不同业务的公司或同一公司不同职能部门，他们对设备功能的需求各有侧重，因此他们需要不同的办公设备。其次，从用户成本来看，若每个部门都配备价格不菲的一体机也不合算。最后，从公司部门特点看，除少数几个文档保密性要求高的部门外，可以完全共享现有的专项设备，使原有投资的办公资源最大化利用。
  
   办公一体机的出现，不会让现有办公设备消亡，而是使其更加完善，更加人性化、个性化、功能更齐全、技术更先进。