传统办公设备顾名思义,复印机就是用于复印，传真机就是用于传真，诸如此类设备的利用率极其低下。随着计算机的发展，使处理大量数据不再需要庞大、复杂的部件，由一个个小小的高度集成的集成电路组成的电路板就能完成。这样使办公设备设计的原理有了本质的提升。同一设备不再是简单的完成一种工作，而是高度复杂的集合体，并依附于网络实现以往想都不敢想的功能。一台数码复印机不仅是复印机，通过增加选购件增加传真、打印、网络传真、网络打印、网络扫描等功能。
  
   数码办公设备不单是个简单的集合体，其相对传统办公设备具有以下优点：
  
   1、 设备的高功能性 大大节约了成本和时间 　　
  
   　　数码机由于其先进的功能，其占用空间虽小，但完成的功能及工作量巨大，同时大大节约了成本和时间。一个拥有复印、打印、传真等多功能的数码机，所有功能均使用相同的用户界面，便于操作。同时减少了办公人员在各种设备之间的走动，彻底改变了办公人员在walk&wait之间形成业务流程的瓶颈困境。
  
   2、 设备的可升级性 可根据工作效率、办公室生产力的需要而升级 　　
  
   　　传统办公设备由于设计原因一旦定型后改进的余地不大，随着使用者的要求的不断增加其产品不断淘汰。数码办公设备则可通过增加选购件（如打印、扫描、传真、网络打印等）以及软件的下载来实现设备的改进与功能的增加。
  
   3、 设备的网络资源共享功能 改善办公方式与环境 　　
  
   　　数码机通过选购网络功能，可实现网络打印、网络传真、扫描等功能，从而实现资源共享、文件共享、信息共享，甚至互连网的资源共享。
  
   4、设备的易维护性 节约工作量、节约费用 　　
  
   　　由于传统办公设备的功能单一，比如复印机、传真机、打印机等设备均需要不同的维修 商及维修员、不同的零配件及消耗材料，不但造成维护困难，更大大增加了成本和时间。 而数码机由于采用共同的设备供应商、共同的保修合同、共同的耗材及配件，使设备非 常便于维护。