【IT168资讯】在如今全球经济一体化快速推进的进程中，经济巨无霸们都在如火如荼的演绎着各自的神话故事、引领着行业的发展、吸引着公众的目光。而对于迫切希望做大做强的本土企业来说，如何借鉴他们的成功经验，积极、快速、有效地化解自身生存、发展所面对的诸如降低成本、提高效率、加强管理等方面的问题应该是更多的人真正关注的焦点所在。于是，企业问题解决方案的供应行业获得了快速的发展和壮大，诸如OA、ERP、CRM等优秀的系统软件解决方案得到了市场的认可，并快速的实现了企业普及。然而就像终究没有一把钥匙可以打开所有的锁一样，一向不为人所重视的企业传真问题终于突显了其挚肘企业发展的强大负面作用，而成为了一把亟待打开的企业发展困扰之锁。 

    二次发展挚肘之锁——企业传真存在的问题

    总结企业发展的历史经验，就全球范围内来说，计算机即电脑的广泛运用催生了新型产业企业、并通过武装传统产业企业而使其效率大幅提升、竞争力迅速增强。相反的，一部分企业在电脑自动化办公的进程中被行业抛在了后面，结果迅速陷入了被动的市场竞争局面。如出一辙的，具有前瞻性发展眼光的企业在随后即针对企业问题，迅速地实施了诸如OA、ERP等的企业问题解决方案，结果将后知后觉的同行竞争者们更远的抛在了身后。而等待掉队者的，除了艰难维持就只有淘汰出局了。

    企业作为一个系统，问题必然总是出在方方面面，如何先觉先行领先一步而到步步领先、遥遥领先，关键在于企业对于问题的认识度，即认识的速度和深度。针对企业传真方面存在的问题，既然时下已经成为企业再次发展的挚肘，那么以下几点分析就谨献给企业的决策者和有识之士们，希望能尽快引起充分的重视。首先：传统的企业传真发送基本流程为“电脑电子文档——打印机打印——传真机拨号——请求对方传真机信号——传真机发送——电话确认接收情况” 基于这个流程我们分析得出企业传统传真方式下存在的以下几个问题：

    传真费时费力，效率低下，本来办公自动化软件流程产生的电子文件定单、合同因为需要传真所以不得不加入一个手工的流程。

    1：传真效果，传真的效果是直接决定企业传真目的能否实现的唯一因素。传真清晰度问题，电子文档经打印再由传真机发送损失了清晰度。一份没有清晰度保障的传真给企业带来的可能是：联系重新发送，浪费传真成本；被以垃圾方式处理，错过企业商机；引起伙伴不满，导致形象受损；甚至也有可能导致不可估量的损失。传真丢失问题，由于是人力管理，就不可避免的可能会出现传真的遗漏发送和接收后丢失的情况，如果接收方要转交传真到相关人员，更是只能打印提交了。通常在工作忙碌的时候，传真丢失几乎是不可避免的，一旦发生这种情况，严重的后果一经出现则是难以挽回的损失，而且事后企业根本无从查询传真的收发记录。

    2：传真管理，科学有效的传真管理能力是企业监管传真业务的最大保障。传真确认问题，确认传真发送接收情况受到诸多条件的限制，传真确认必须有接收方工作人员应答，如果某员工传真数量较多，必须详细记录已确认和未确认信息。节假日发送传真基本无法确认到达情况，传真发送者疲于电话和传真机之间，管理意义荡然无存。传真管理问题，企业传真工作由于是全人工收发，使得调取、查询、统计已发传真和控制企业传真流的工作难度加大。传真费用需要人工记录才能统计，工作量大面散， 如果管理者身在异地又想了解企业传真统计数据，那就更是绝无可能的事情了。

    3： 传真成本，降低各项成本是企业强化市场竞争力的基本前提。人力成本问题，人工操作传真机收发占用员工大量工作时间。部分大传真量企业雇佣专人收发传真，传真成本背负人工负担。耗材成本问题，每年的纸墨耗材费用大量耗费企业流动资金。企业发展背负传真负担。话费成本问题，传真机的传真电话费用日积月累是一个天文数字，长途传真的电话通信费用更是企业话费成本负担的吃钱大户。
时间成本问题，传统的企业传真发送基本流程全部下来，一个传真要占用10分钟左右的时间，企业员工在事实上为传真机套牢，大量其他工作时间被挤压，效率低下。

    4：功能单一问题，传真发送前后涉及多项操作，比如修改、签审等等，实际操作中其涉及的工作更是不可概述。但企业传统传真方式下，传真机只能做收发工具。使用价值过低极大的影响了工作效率的提高。相应：传统的企业传真接收方式下，同样存在大量问题，诸如传真机收到传真后的分发，涉及机密内容的传真接收，纸张打印、人工成本等等大量的和传真发送单位一样的问题同时也存在于接收企业的传真业务中。现代企业需要先进的流程管理控制制度，需要高效低成本的生产管理方式、企业与企业间的竞争胜负也越来越取决于细节，面临的问题都必须上升到企业全局的高度去考虑、着眼未来，解决传真问题的挚肘之锁，企业将完成二次飞跃。

    人类传真在20世纪90年代末期以前是传真机的传真时代，手动操作、人工收发、电话确认几乎成为理所当然的传真工作方式，直到Intel网在企业的普及，传真概念才出现了化时代的变革——有战略眼光的企业开始在电脑服务器里装上一块传真板卡，通过操作与之匹配的一套高科技传真软件，实现了电脑收发传真。与Windos改变了电脑等于DOS一样，由于不用纸墨耗材、节省人工成本、缩减电话费用开支、提高工作效率以及方便控制管理和提供了大量传统传真机方式所不具备的特殊功能，这种传真软件开始在全世界的企业里对传真机进行绞杀式清场。目前国外50%以上的企业已经实施了这个传真的新概念，国内的市场2003年以后也开始了这场传真领域的飓风革命。“传真软件”一个新名词就这样开启了一个新的时代，成为了企业传真问题必须的解决方案，一把开启企业发展挚肘之锁的金钥匙。
传真软件林林总总有多个品牌和不同的版本，从软件销售的市场份额、软件本身的功能设计、使用操作的简便性、安装维护服务的满意度以及软件研发公司的综合实力、知识产权的归属状况、行内认可度、信誉度和用户反馈等众多指标的综合性分析来看，一直以来领衔主演着国内这场传真革命大戏的是一款名为“拓敏传真软件”的产品，下面就以其为例探究一下这种新事物作为企业传真问题解决方案的切实价值。首先：“拓敏传真软件”执行传真发送工作的基本流程为：在电脑上“打开传真对话框——选定传真文件——输入传真号码——鼠标左键单击发送按纽——系统自动显示发送状态并回复接收状况”；如果传真的文件需要上级签审，拓敏传真软件的发送流程将相应延伸为：在电脑上“打开传真对话框——选定传真文件和提交签审部门——签审部门签审——输入传真号码——鼠标左键单击发送按纽——系统自动显示发送状态并回复接收状况”如操作传真查询和统计，则只需“打开传真对话框——输入传真关键字或发送日期查询/按系统设定或用户自定义的标准提取统计数据”“基于这个流程我们分析得出该软件系统不但能解决传统的企业传真问题而且还极大的扩张了传真的外延功能，方便了管理，降低了成本、提高了效率。

    1：传真效果，传真的效果是直接决定企业传真目的能否实现的唯一因素。高清晰度，无须经过打印步骤，文件直接转换成传真格式进行发送有效保证传真质量。安全发送，操作者只需输入传真号码，多份传真同时发送情况下，系统自动安排顺序，操作者还可按照重要程度设定优先
发送，最大限度的减少人工操作的漏发风险，在接收方面，系统自动接收、分发、转交，更是确保了传真的不可丢失。

    2：传真管理，科学有效的传真管理能力是企业监管传真业务的最大保障。自动确认，传真发送完毕，系统自动显示对方接收情况，无须电话确认，如因故发送失败或者对方未收到的情况，系统自
动重发直到对方成功接收。极大的提高了工作效率。系统管理，强大的传真统计报表生成功能为企业提供完整的传真量化统计数据、费用数据统计，无论身处何妨，互连网上随时随地实现查询；人性化的查询功能还使企业可以迅速提取所需要的传真档案。系统的管理扩展了人的大脑，成为企业科学管理的利器。

    3： 传真成本，降低各项成本是企业强化市场竞争力的基本前提。削减人力成本， 再大的传真量，系统也能按时发送，保证接收，无须专人负责传真工作，解放劳动力成本。摆脱耗材成本，实现全自动化办公，一台电脑搞定所有传真问题，无须纸张、油墨，耗材成本消失为零，解放被传真机占用的资金，投入到更有价值的领域中释放资金增值能力降低话费成本，网络发送无须费用，电话线远程传真成本激降、以至可实现远程传真市话费用，巨额话费得以节省。压缩时间成本，操作者从10分钟1份传真的重复劳动中被解放出来，可以做更有价值的事情为企业创造更大的价值。发送传真不再有时间成本的困绕，“1分钟搞定”高效以认为本。

    4：功能多样化与全面性，拓敏传真软件最新的3.0版还支持多种语言界面，提供电子签名、电子印章、传真加密、定向分发、群发传真、优先发送等等企业传真工作中几乎所有涉及的其他功能。可以说，这一软件已经不只是单纯意义上的传真收发系统，而是已经成为了企业运营管理不可缺少的工作工具和管理方法。相应：使用拓敏传真软件接收传真的企业，在诸如传真接收后的分发，机密传真保密性，纸墨耗材零费用方面以及成本削减、提高效率的和传真科学管理监控等方面的问题也得到了有效的解决，同时使企业涉及传真接收工作的外延功能获得了极大的扩展。现代企业正在进行的这场传真革命影响之深广已经涉及到了企业的工作流程、管理、统计、劳动工具变革等各个领域，一套软件正在彻底的改变着人类对传真工作的概念、理解和操作方法，极大的提高了企业的工作效率，降低了企业的经营成本，促进了企业扁平化的管理进程。在市场经济大潮中，每一家企业都明白市场竞争是一个 “逆水行舟不进则退”的道理，变则通、慢则死，民族复兴做大做强要求每一个中国企业的决策者都能运筹帷幄着眼全局、抢占先机着手细节，企业传真问题的解决至此已经刻不容缓。

目前中国境内已经采用传真软件取代传统传真方式的主要企事业单位和政府部门名录

中华人民共和国外交部       ★  联想集团     ★  中国远洋     ★  上海广电
中华人民共和国质检局       ★  北汽福田     ★  南美轮船     ★  齐鲁晚报
吉林省人民政府             ★  沈阳金杯     ★  东方航空     ★  中国万网
广东人民检察院             ★  海王集团     ★  南方航空     ★  I T 1 6 8
浙江宁波市政府             ★  三一重工     ★  上海航空     ★  陕西联通
北京朝阳发改委             ★  鲁泰纺织     ★  华北电力     ★  民生银行
山东海事局                 ★  森马集团     ★  上海电力     ★  招商银行
东莞图书馆                 ★  技嘉科技     ★  河北电力     ★  交通银行

中央人民广播电台           ★  中国国际旅行社

◆  索尼SONY          爱普生EPSON       菲力浦Philips       Molex
◆  西门子Siemens     通用汽车SGM       麦克维尔空调