为了让大家更为直观的了解技术转变在办公需求领域的重要性，笔者这里例举一个真实的案例，相信大家在看过之后就会明白。
地点：XX省政府办公室
任务：公文传输
原有办公方案：几台黑白激光打印机，一台模拟复印机和1台彩色激光打印机。
办公模式：将各种需要下发的公文交给外包的文印输出中心，进行彩色打印。打印成多份纸张公文后，再派送到相应的下属机关、单位，或采用公文外包输出再派送文件的方式。
这是一个典型的公文传输流程，也是目前国内绝大多数办公室或者大型企业采用的办公模式。可能会有读者不解：这不是目前最为“流行”的办公模式吗？难道有什么不妥？说到这里笔者需要说明的是，目前大家所谓的“流行”可能是一种普遍的现象，但是这种普遍并不意味着就一定科学的、高效的。
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问题之一：缺乏流程管理和有效的信息传递方式。在原有的办公设备组成中，办公需求者一共采用了几台黑白激光打印机，一台模拟复印机和1台彩色激光打印机，所要解决的是大量文件文档的打印，并且同时进行下属机关、单位的派送。这样的方式虽然在各个企业或者政府机关比较常见，但是在这种办公过程中，由于信息传递不具备网络性，因此最后在传输的过程当中不得不采用“打印成多份纸张公文后分类派送”，或者是“采用公文外包输出再派送文件”。在这样的办公流程下，人起到了关键性的作用。
无论是“打印成多份纸张公文后分类派送”，还是“采用公文外包输出再派送文件”都需要有人来进行传递和沟通。而这其中所消耗的人力成本之巨是无法想象的，而且因为这样的信息传送方式，政府或者企业都不得不进行额外的人员调整来满足办公需求，这无疑是与办公信息化发展背道而驰的。可是就以目前所采用的办公设备而言无论是黑白激光打印机，模拟复印机还是彩色激光打印机都不具备信息传递之功，因此企业或者政府办公也不得不接受“20世纪的办公，18世纪的信息传送”这样别扭的办公方式，而且因此降低了办公的效率也提高了办公成本。
问题之二：缺乏可靠性与灵活性。这是非常可怕的，无论对于政府还是企业而言，文件（尤其是红头文件或者是机密文件）的保密性非常重要，尤其是政府重要的传输文件和企业机密文件只有相应职位的人员才能够阅览。但是在以上的办公环境中，仅有黑白激光打印机、模拟复印机、彩色激光打印机根本不足以满足使用者关于产品保密性的使用需求。从使用面而言黑白激光打印机、模拟复印机、彩色激光打印机仅仅只能满足使用者对于文档输出的要求，而保密性只能通过第三方进行传输来进行，这很不利于信息的唯一性和安全性。
而且在原有的办公产品使用基础上，使用者所使用的办公产品只能满足打印或者复印的输出需求，但是关于信息的传输只能通过人来进行传递，在时间有限的情况下，非常不利于快速灵活的办公需求。即便是采用公文外包输出再派送文件的方式，也会在中间环节浪费大量的时间和人力。而且工作中还会有不少紧急公文的传递会增加文印成本，而且可能因时间紧迫，让市政府办公室不能按时完成公文传输的任务，这同样会对快速的执行造成严重的影响。 在采用原有的办公产品条件下，企业和政府对于办公需求的劣势一眼尽知，那么有什么办法能够解决这一办公顽疾呢？这里笔者来说说采用了另外一套办公产品下的实际使用情况。
地点：XX省政府办公室
使用需求：公文传输
现有办公方案：惠普 Color LaserJet 3800DN 27台和惠普Color LaserJet 4730MFP 1台
办公模式：将各种需要下发的公文电子文件通过网络下发交给相应的单位。
在同样的办公需求下使用者采用了惠普 Color LaserJet 3800DN 27台和惠普Color LaserJet 4730MFP1台，而办公地点和办公需求则没有变化，下面我们就来看看不同办公产品相同办公环境下使用者的使用变化会是如何。
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| HP Color LaserJet CM1017 MFP |
改变之一：高效率与低成本。采用了全新的办公产品之后，各个接受信息方只需要接受上级信息的传送并进行打印即可完成上级文件的传送。在这一过程中下级单位只需要根据上级传送的信息直接进行打印即可完成文件的下达和接收；而上级政府只需要通过惠普Color LaserJet 4730MFP进行信息控制和传递就可以分类打印不同下级单位的相应文件，无需再单独安排额外人员进行信息的传递，不仅在信息传递上大大缩短了时间，而且还在成本上减少了过去高昂的人力成本。
改变之二：可靠性与灵活性。采用了新办公设备的条件下，上级单位可以根据产品的设定直接进行人员权限的设定，采用惠普Color LaserJet 4730MFP直接进行人员权限打印的设定完成信息传递的唯一性和安全性，从而保证了文件传送的快速和安全。而且通过惠普Color LaserJet 4730MFP和其他惠普 Color LaserJet 3800DN的网络连接实现了信息传递的快速，同时还可以根据人员设定的不同打印级别完成不同打印需求的使用。例如经理级别可以采用机器完成彩色打印需求，而普通职员就只能进行普通文档打印，在任何环境下都能根据设定来进行不同打印需求的任务，不需要再进行额外的环境需求和单独的额外操作，操作起来更具有灵活性。
改变之三：全方位流程管理。由于采用了全新的办公设备（惠普 Color LaserJet 3800DN 27台和惠普Color LaserJet 4730MFP1台），使用者将文件通过各种公文电子化文本进行传送，在通过已经建立的政府办公网络传给相应的只能单位，并且再在各个只能单位分别配置市政府统一采购的惠普彩色激光打印机，进行公文输出，完全解决了对外包文印中心的依赖。并且文件可以在第一时间将公文传输给从本质上确保了公文传输的稳定和快捷性，从而保证了文件传送的准确和管理上的便捷。
通过以上的对比我们可以发现，在采用原有的办公设备的基础上，XX省政府在将文件整合再传送的过程中非常耽误时间，而且在人力成本的投入上非常大，整体费用难以控制的同时还非常难以确保文件传送的安全性。在采用了全新的办公设备之后，通过惠普Color LaserJet 4730MFP对于文件的分级控制、有效传输和流程管理，实现了电子公文传输的网络信息化传递，这不仅提高了办公效率，而且更有利于管理也更有利于信息的安全。那么对于这种变化您是否感到惊讶呢？对于这种前后不同设备所带来的惊人变化笔者将在下一期的栏目中，通过对产品的具体分析来讲解，为大家揭开两种不同办公环境下巨大差别的疑惑。
