新鞋走老路：新办公遇到老采购
不可否认，在信息化快速发展的今天，企业的办公模式和办公产品的采用发生了翻天覆地的变化，过去用纸张和人工进行信息传递的模式也逐渐开始向信息化办公的方向发展。不过在快速发展了一段时间后，企业的办公需求似乎遇到了一个瓶颈，因为在企业办公中人们对于办公产品的要求似乎只能限于简单的打印和复印，在更为简便和分类配置的需求上根本无法满足需求。那么造成这个结果的原因在哪儿呢？
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造成办公需求瓶颈的原因首先在于采购。可能几乎所有的传统采购人员在采购办公产品的时候都不会做什么战略性的思考，更不会仔细思考产品之间相互连接或者管理上的问题，充其量只是简单地询问需求者的使用需求是哪些然后就直接进行采购。事实证明这种采购模式对于办公产品的采购并没有什么好处，而具有战略意义的办公产品采购也在这种采购前提下等同于一般的菜市场上的菜篮子买卖。在这种传统采购模式中，采购者考虑更多的是产品的价格或者是配件等无关整个办公环境的其他因素。而随后购买的许多不同品牌不同类型的办公设备因为统一部署和管理的问题被集中放置，造成了许多操作上的不便，这也是“堆砌办公”最根本的形成原因以及缺陷。
由于采购上缺乏战略思考以及对于办公需求不同分类的简单认识，造成了企业办公的管理缺陷。比如采购者可能会由于过分关注价格上或功能上的差异，在选购时偏好集中式文印设备，可是却没有考虑到不同部门不同需求的特性。例如，重要文件试问如此采购模式怎么可能提高企业办公的管理效率呢？
而缺乏办公管理效率又会给企业带来什么？“对于一个企业而言，最难以控制的潜在费用就是打印成本。75％的企业受管理不善的打印/复印环境的影响，而当前的成本比他们应支付的成本要高10％－30％。”――Phillip Allen 某知名数据公司研究经理
缺乏办公设备之间有效的管理不仅造成了办公上的混乱，而且企业还为这种混乱的办公管理付出了昂贵的代价，10％－30％的额外投入便是最好的明证。可悲的是，目前这种情况仍在继续，而意识到需要变化的企业却不多。事实上，只有当穿新鞋走老路的堆砌办公的模式被打破才会改变企业办公中存在的一些问题，也才会进一步提高企业的办公效率并减少办公成本。那么究竟采用什么模式采购什么产品才能够满足企业办公使用的需求呢？下面笔者以一个案例作为说明。 新旧办公方案大比拼：
传统采购：复印机、黑白激光打印机、彩色激光打印机
解决需求：简单的打印和复印需求
缺陷：不同品牌不同类别产品需要安装不同驱动，同时因为网络互通上缺乏统一性和管理性造成信息传递的缓慢和信息安全的隐患。
新采购模式：惠普LaserJet M4345 MFP一台，惠普 Color Laserjet 4730 MFP一台，惠普Laserjet M5035 MFP一台，惠普 color Laserjet2820一台
解决需求：不同部门有针对性的打印和复印需求
优势：流程化管理方案提高了办公效率并减少了使用成本，而采购成本并未显著提高。
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变化之一：按需供求。可能大家已经从产品的不同型号上注意到了产品有不同的侧重，不错，虽然都是惠普旗下的产品，但是彼此之间侧重确有不同。例如有的偏重于文档的打印，有的则侧重简单报表的彩色打印。这种不同侧重的产品可以按照企业中不同部门的特殊需求来完成作业，同时为特殊部门（例如财务部）和重要文件提供了重要的信息安全保障。
变化之二：全方位流程管理。刚才已经说到在传统的采购模式下，由于采购者缺乏战略性的思维，造成了不同类别、不同品牌的产品堆砌。这种堆砌不仅需要提供大量的人力来进行维护（比如安装不同的驱动和不同的连接），而且在信息的传递和管理上也缺乏迅速和有序。但是在采用了全新的采购之后企业可以通过惠普DSS数字发送软件，将办公中的电子邮件、纸张文件整合到电子业务流程中，快速、安全的将数字化信息发送到网络邮箱、网络文件夹、等服务，不仅提高了办公效率，而且还因为信息化传送的畅通减少了人力和耗材成本的投入。
变化之三：简单的维护。和传统办公中需要大量安装的不同的驱动程序不同的是，采用了惠普新方案的办公维护要简便很多。通过惠普智能的通用打印驱动程序，在完成部署之后办公人员几乎不用管理和安装多个打印驱动程序，从而节省了人员调试和不同类别驱动程序的安装。而且惠普出色的设备兼容性和色彩访问控制能力简化了打印流程，并且减少了服务支持次数，因此也提高了工作效率，这是传统采购模式下无法满足的。
全新的采购模式下用户通过惠普提供的流程化管理模式以及具有针对性的产品为企业提供了更为高效的办公环境。同时在这一基础上企业还通过惠普智能软件和硬件良好的性能减少了人员在硬件安装和维护上的人力成本，并且通过流程化管理提高了文件信息化传送和打印的效率。那么，在看到了这种新办公模式带来的变化后，您还会采用传统模式下带来的“堆砌办公”吗？
简而言之，新旧两种不同办公方案的根本区别就在于是否将办公应用置于统一的环境之中，籍以实现整体考虑和统一管理。这与惠普公司近期推广的“平衡部署，全面管理”的全新理念不谋而合。所以在下期的介绍中，笔者将会详细讲述惠普MFP产品的特性以及带给用户的好处，希望大家继续关注。
