【IT168 应用方案】最近关于MFP产品核心引擎的争论一直很激烈，一开始是支持打印引擎的人士出来争辩，从产品的应用和稳定性等方面进行论述，将复印引擎的MFP打了个落花流水；接着，支持复印引擎的专家开始组织反攻，从产品的应用时间和人群使用习惯上开始反击。随着争论的升级，越来越多的人参与到了争论当中，最终演变成了一场轰轰烈烈的办公系统变革大讨论。

    有人说，这是两种不同特点产品之间的竞争，也有人说这是新的办公系统与传统办公系统的竞争，其实他们说的都没有错。不过这里笔者提供给大家一个新的角度去看待这个争论：究竟哪一种产品更适合目前不断发展的办公需求。

传统办公遭遇现代问题

    说到需求，在传统办公的支持者来看，只要产品能够满足用户大量打印、复印的需求，并且具有一定的稳定性就完全可以称得上是一款称职的MFP；但是在支持打印引擎MFP产品的人看来，随着办公需求的不断变化，MFP除了能够满足用户基本的打印、复印需求外，还应该具备快速灵活的应用性和平衡部署的管理能力才行。那么，究竟哪一种说法更正确也更具有前瞻性呢？

    谈观点的正确与否，首先要从产品的使用特点入手。什么叫MFP？MFP全称Multi-Functional Peripheral，中文解释是多功能数码复合一体机，是一种应用于企业办公用户或者是政府部门的大型办公文印产品。这类产品的特点是具有大印量办公能力，并且在应用当中非常稳定，因此一直都是企业用户或者政府部门采购文印设备的不二选择。过去的MFP多采用复印机引擎，这除了技术发展时间上的原因之外，还有一点就是以复印机为引擎已经基本为大众所接受。但是，随着办公需求的不断变化，例如打印量和信息管理上的变化，以复印机为引擎的MFP似乎越来越难满足需求，这也成就了使用以打印机为核心引擎的MFP产品。

    所以说到底，关于两种不同核心引擎的MFP产品的争论实际上就是产品应用和性能特点上的争论。这里笔者不想通过刻板的参数罗列来分类对比两种不同核心产品的特点，只想通过一个实际的案例来说明两者之间的区别。

    首先我们看看老办公系统的表现。

    地点：某大型企业打印室

    使用需求：大量工单的打印和传递，不同文件的打印需求，重要文件的打印。

    原有办公设备：1台多功能数码复合机一体机（复印机引擎）、1台彩色激光打印机、2台黑白激光打印机。

    办公模式：将各种需要下发的工单集中到打印室，打印一份作为原稿，再复印成多份安排人员传送；特殊文件采用彩色激光打印机打印；重要文件按照一般文件打印方式打印，随后派人员单独取送。 

    以上这种办公方式是目前企业应用较多的，所采用的设备也是典型的复印机核心的MFP产品。下面我们就来研究一下这类企业的办公情况。

    打印室内的彩色激光打印机只是进行特殊文件打印才会应用，所以暂时不予讨论。重点还是看这台应用更为频繁的多功能数码复合一体机。购买复合机的需求是要解决大量文件工单的打印或者复印，并将已经复印好的工单传送到企业的各个部门。虽然说一个生产型的企业在人力上是非常充足的，但是工单的下达全部需要集中在一点打印并再次分发到各个部门，这样的信息传送方式是否科学，是否满足现代化办公所要求的灵活应用？

    大量工单集中复印，而且各个部门也不具备相互之间的信息传递，单凭人员送传，企业办公效率的高低可想而知。而且随着企业办公需求的增加，需要打印和复印的纸张文件会越来越多，如果单纯依靠人员传送，是否意味着企业还需要在文件传送上要投入更大的人力资源呢？ 

    在以上这种办公设备的搭配下，无论是一般的工单还是重要的机密文件，都需要到一个地方集中打印。如果当时需要打印的文件过多很有可能会造成混乱，也有可能造成重要文件的丢失。但是因为设备采购的时候只是简单的考虑了打印和复印的需求，所以在文件打印和接收上并不具备安全性，这对于企业而言，存在潜在的风险。

    这就是传统的办公设备采购所带来的办公环境。相信大家也看清楚了简单满足打印和复印需求下企业办公的利弊。下面我们再来看看采用打印机引擎的惠普MFP产品的办公环境有何不同。

    老公办设备呈现出的疲态说明在新办公需求下这样的设备已经很难满足需求。下面，再来看看采用新设备所带来的改观。

    使用地点：大型企业各相关部门

    使用需求：大量工单的打印和传递，不同文件的打印需求，重要文件的打印。

    办公设备：惠普Color LaserJet 4730 MFP1台，惠普 LaserJet 9040MFP3台，惠普LaserJet 5550dn 2台

    办公模式：将各种需要下发的工单通过网络直接进行信息传递和打印；按照需求不同分类打印文件；通过加密方式处理普通文件和重要文件的打印。

    在同样的办公需求下更换了惠普Color LaserJet 4730 MFP1台，惠普 LaserJet 9040MFP3台，惠普LaserJet 5550dn 2台，企业办公似乎发生了不少的改变，下面就来仔细分析发生这些改变的原因。

    灵活应用提高办公效率：通过不同需求不同产品的使用进行分配后，企业之间不同部门可以通过惠普Color LaserJet 4730 MFP、惠普 LaserJet 9040MFP和惠普LaserJet 5550dn 直接进行信息传递。通过计算机将信息直接传送后完成打印。采用了全新的办公产品之后，各个接受信息方只需要接受上级信息的传送并进行打印即可完成上级文件的传送。这种信息直接传递的方式改变了需要人员进行文件传送的古老的办公方式，从而加强了企业之间的信息联系，也让整个企业办公的效率大大提高。

    平衡部署分类应用：采用了全新设备的条件下，各个部门可以按照自己的实际使用需求来进行文件的打印和复印。例如生产部门可能会有大印量打印和复印的需求，因此采用惠普 LaserJet 9040MFP和惠普LaserJet 5550dn，而财务部门因为报表打印的需求采用惠普Color LaserJet 4730MFP。不同部门之间不仅按照自己的实际需求解决了文件集中打印的繁琐，而且不同部门之间还可以在完成信息传递的情况下直接交换数据完成报表的制作。通过这种平衡部署的方式，不同部门的人员不必再同过去一样集中在打印室进行打印，而只需要在自己的办公室接受信息直接进行文档打印即可，在操作上更加简便，也更加灵活方便

    信息加密保障企业安全：在最初的环境下，无论是重要文件还是普通文件都需要到打印室集中打印，这不利于重要文件的打印和传送。但是通过采用惠普MFP产品之后，可以按照文件和人员相关的级别设定不同级别的文件加密方式，从而保证了信息安全。直接进行人员权限打印的设定完成信息传递的唯一性和安全性，从而保证了文件传送的快速和安全。例如经理级别可以采用机器完成彩色打印需求，而普通职员就只能进行普通文档打印，特殊重要的文件只有相关的人员可以进行打印，避免了重要文件与普通文件混合打印所带来的安全问题。

    此外，因为打印机引擎的MFP在产品设计上不象复印机那样部件众多，因此维护起来更为方便，使用更稳定。所以在办公需求不断变化发展的情况下，谈论从复印机转向打印机的市场发展趋势还是有一定道理的。

    也许，在使用的初期我们会因为一些使用习惯上的问题对于复印引擎的MFP更为怀念，但是在时间就是金钱效率就是生命的企业发展需求下，您还会因为使用习惯而坚持采用古老落后的办公系统吗？