办公地点：某大型企业办公室
办公需求：大量工作文件打印以及复印、彩色打印需求、重要文件打印需求、多元化打印、复印需求
办公设备：某品牌大型复合机两台
“根据需求来进行产品的选购”，此言看似简单实则困难。表面上看在采购了一台复合机之后企业用户既可以满足自己的打印需求也可以满足自己的复印需求，似乎已经达到了企业对于设备需求之用，但是这只是表象，事实上这样的设备采购隐藏了很多不为人所知的阻碍。
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| HP LaserJet M5035xs MFP |
阻碍一：大跃进式的办公模式。何谓大跃进的办公模式？就是将所有人、所有部门的需求简单地划分为打印和复印，然后根据这种需求去购买机器。表面上这样的采购确实符合了人们最初的需求点，但是却忽视了不同部门、不同人员的个性需求，而在企业办公中，这非常容易造成混乱。
事实上在企业办公中，根据不同的部门需求可以分解成不同的使用需求。例如对于生产部门而言只需要简单的黑白文件打印功能，而财务部门就有可能打印彩色报表，同时还需要保密打印。很显然，仅有的集中式复印设备很难照顾到各方的需求。这无疑会导致企业内部资源的巨大浪费。
阻碍二：透明化企业办公。这里说企业透明化办公并不是夸奖企业的管理透明、制度合理，而是重要文件缺乏保密性导致了机密文件的透明化。对于一个企业而言，上级部门的决策或者是财务部门的重要报表往往是非常重要而且属于企业机密性质的，但是集中打印的方式却让很多人得以近距离接触这些机密文件，甚至导致企业毫无秘密可言。
阻碍三：丢了西瓜拣芝麻的取舍观。这里笔者无意讨论为什么丢了西瓜拣芝麻，就只说说这其中两者价值的不同。其实并非企业用户就不考虑成本的消耗，相反，一旦缺乏理性高效的管理，会给企业造成巨大的成本消耗。例如上面这个故事中企业办公购买了两台大型复合机作为办公设备，所消耗的采购成本为142900元，一个月能够打印五万页左右，而单张使用成本为黑白文档每页0.12元；而采用惠普“平衡部署，全面管理”解决方案之后，企业采购的成本几乎不变，为147000元，黑白文档每页0.12元，但是月打印负荷量却达到了57万页左右。两相比教之下究竟谁更划算呢？
通过以上的例证，我们已经看到了以复印为核心的产品在使用上呈现出的疲态。不仅如此，在数字化办公向前推进的同时，企业办公也深受传统办公所带来的办公无力和落后。那么，找到一种产品来替代原有产品并改变传统办公模式就成了必然。这也是下面一个例证中所要带给我们的信息。 办公需求：大量工作文件打印以及复印、彩色打印需求、重要文件打印需求、多元化打印、复印需求
办公设备：
财务部：惠普LaserJet M5035 MFP一台
市场部：惠普 Color LaserJet 4730 MFP一台
行政部：惠普LaserJet M4345x MFP一台
设计部：惠普LaserJet 5550一台
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| HP Color LaserJet 4730xmfp |
变化一：分类需求明确。不同的设备必然会带来不同的变，。大家可以看到，通过对不同部门的分类采购，企业不同部门的需求有了针对性的硬件解决方案，各个部门可以按照自身的业务特点来满足自己的办公需求。而且，新设备带来了灵活的应用和合理的部署。通过这种方式，不同部门的使用人员只需要在自己的办公地点即可完成办公打印，因此在操作上更加简便，应用上也更加灵活。
变化二：特殊需求特殊对待。由于机器的分类分布、以及采用打印核心之后可以直接进行信息数字化传送，从而保证了信息的安全性。在之前的设备应用上，无论是一般工作人员打印的文稿，还是重要部门打印的机密文件，都不得不通过同一个输出点来进行打印。这种集中式的打印方式虽然在应用上能够满足基本的打印需求，但是重要文件和普通文件都需要集中打印的应用方式非常不利于重要文件的打印和传送。但是通过采用惠普MFP产品之后，可以按照文件和人员相关的级别设定不同级别的文件加密方式进行打印，从而保证了信息安全。直接进行人员权限打印的设定完成信息传递的唯一性和安全性，从而保证了文件传送的快速和安全。这解决了财务部重要报表或者重要文件安全措施不高的痼疾，解决了企业在信息传送安全方面的后顾之忧。
变化三：高效率与低成本的平衡。通过对比两类不同产品的应用和成本计算一览无余，后者的成本优势也非常明显。
更大的打印量不仅意味着产品的稳定性和减少维护的人力成本，而且还在企业大量打印和复印下提供了可靠的保障。而且，采用打印机引擎的惠普MFP在产品设计上不象复印机那样部件众多，因此维护起来更为方便，使用更稳定。所以在办公需求不断变化发展的情况下，采用惠普MFP无疑在保证同样需求的前提下降低了企业的成本投入。
而且，产品的分类采购和应用也让企业办公实现了灵活应用和平衡部署，不同部门按照不同使用需求采购产品并应用，不仅节省了人员传达信息的时间和成本，而且实现了信息的数字化传输，进一步提高了企业办公的效率。
同时伴随着企业办公在印量上的增加，采用打印引擎为核心的数码多功能一体机无疑在月打印负荷和稳定性上也要更为突出。所以，在未来的商务办公中，以打印为核心的复合机必将成为市场的主流。
