【IT168 案例】2003年11月开始规划建设的临港新城，是上海市委、市政府在充分把握国内外经济发展形势和上海发展的实际情况后，所作出的重大战略决策。临港新城的建设是关系上海未来经济区域重心转移和产业分布战略性重组的重要环节，其未来的成功发展更是上海抓住机遇，实现突破的关键。为了确保这一国家重点工程的顺利完成，项目的承建者临港集团借助诸多信息化手段，无论在网络设置上，还是在软、硬件配备上，均下了一番功夫。
然而，在采访过程中，最让人意想不到的是，以往被很多企业忽视的文件管理也被临港集团视为信息化建设的重要一环。
小中见大 文件管理不可缺
“文件管理看上去好像微不足道。但事实上，文件是企业经营活动的核心，无论从企业形象、信息安全还是成本控制上来讲，对文件进行有效的管理都是非常重要的。”临港集团信息中心负责人说。
据了解，起初临港集团采用的是普通的打印机和复印机，所有打印、复印的文件只能归档进行纸质保存。“这些存档文件整整堆放了两大房间，占地不说，管理、查询也都非常繁琐。”临港集团信息中心负责人进一步介绍：“对于分布于不同区域的10多家子公司的文印情况，更是难以管控。”
基于这种状况，临港集团积极寻找对策，和国际知名的文件管理专家富士施乐共同研究解决方案。
方便高效 无纸化办公轻松享
在听取了富士施乐专家的建议后，临港集团一次引进了十几台彩色数码多功能机DocuCentre-III C3300及多种软件，搭建了基于数码多功能设备的全新文件管理系统。
临港集团采用的富士施乐彩色数码多功能机，不仅具备每分钟45页的高速彩色扫描功能， 还可一步完成将扫描文件发送、保存至共享文件夹、服务器、邮箱等多个目的地。新系统投入使用后，临港集团将存放多年的大量纸质文件扫描成PDF格式，并利用软件实现电子文挡的标注、编号、分类保存及自动查找、核对。这一变化，大幅提高了临港集团的政府公文、招商资料、工程档案等文件的存档及查询效率。同时，专门用于保存文件的库房也得以“解放”，大大节省了临港集团的办公空间。
此外，富士施乐DocuCentre-III C3300出众的彩色输出品质和速度也令临港集团在提高办公效率的同时，提升了品牌形象。
精打细算 成本控制有妙方
为了实现集团内部文印工作的统一管理，临港集团在总部的不同部门和部分子公司中也安装了几台彩色数码多功能机。借助设备的CenterWare管理功能，总公司可以远程监控子公司的打印作业、纸盘、节电模式、耗材等，进行实时管理。同时，利用设备的账户管理功能及软件，总公司对各部门和子公司的彩色输出权限及打印/复印数量均进行了合理的分配与使用限定。员工只需要直接刷公司“门卡”来识别身份，便可以进行相应权限的操作，不仅方便了对各子公司、各部门的文印状况的统计工作，更有效控制了办公成本。
“采用富士施乐的文件管理解决方案后，办公设备的使用费用每月减少了约7000元，而文件质量和办公效率却得到了明显提高。”临港集团信息中心负责人说，“更难得的是，这套方案还为我们带来很多附加值，像机密打印、数据覆盖、“IC卡”识别管理等功能，为集团的信息安全上了多重保险。”
有效的文件管理不仅有助于加强企业的信息共享和管理，提高信息的利用率，更能直接降低企业的整体运作成本。在当今这个信息时代，越来越多的企业已经意识到了这一点。几年来，临港集团正是从文件管理的细节出发，积跬步以致远，在临港新城的开发与建设中发挥着积极的作用。
