【IT168 使用技巧】工作效率一直是企业所追求的，那么如何才能真正的做到高工作效率呢，单纯依靠员工是很难完全做到的，办公室的辅助办公设备也是一个大的因素，如果能够掌握更多技巧，让办公设备也能做到高效办公，对于企业员工来说，完全能够就能做到得心应手。下面通过论坛维护技巧的整理，跟大家分享一下多功能一体机的高效办公技巧。
多点应对扫描失败
在开机启动多功能一体机时，我们或许会遇到“Scanner Failure”这样的错误提示，这种提示其实告诉我们一体机在进行自检扫描操作时没有顺利通过，许多朋友遇到这种现象时往往会显得一筹莫展。的确，造成多功能一体机自检扫描操作不能正常通过的原因有很多，法来解决。
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首先我们应该先将一体机的上面盖掀开，并在一体机接通电源的情况下，仔细检查内部的扫描灯管能否象正常那样发光发亮，自检扫描部分的扫描车能否象正常那样自由移动;倘若发现扫描灯管发出来的光是红色的或者根本就不亮，那就表明一体机的扫描灯管已经处于老化状态或者已经被损坏了，此时唯一的办法就是重新更换新的扫描灯管才能消除扫描失败的错误提示。要是发现扫描车无法正常自由移动或者不能正常复位的话，那很有可能是扫描车的机械传动机构内部有异物堵塞，或者移动导轨比较干涩，阻碍扫描车的顺利移动，此时我们只有将机械传动机构内部的异物排除，或为移动导轨添加一点润滑油，确保扫描车能够顺畅移动。要是发现扫描灯管的亮度明显偏低，我们不妨尝试将一体机先开机预热20分钟，之后再将一体机关闭掉并重新开机启动，看看此时是否能够顺利完成自检扫描操作，要是这样操作一体机没有出现扫描失败的提示时，那就证明先前出现的扫描失败故障是因为一体机工作环境温度偏低，扫描灯管必须经过足够时间的预热才能正常工作。
一旦按照上面的操作还无法让一体机顺利通过自检扫描的话，我们就需要将一体机的扫描装置部分打开，然后小心谨慎地对内部的CCD感光头和CCD镜组进行清洁，看看这样是否能够消除故障提示，同时仔细检查一下连接扫描车的线缆是否有明显裂痕或断裂现象，要是有的话就表明连接线缆已经老化需要重新更换。到了这里要是还无法解决故障的话，那十有八九是一体机内部的工作电路受到了损坏，此时我们只有请专业的维修人员来修理，或者将一体机送到专业维修店去修理。
尽量集中处理作业
和一般打印机不同的是，多功能一体机在每次开机启动时，都要经过一定时间的预热，倘若每处理一个作业就开关一次一体机的话，势必会造成一体机频繁启动，这样十分容易造成内部的各种器件寿命缩短，从而影响一体机的高效工作。为了尽量延长一体机的工作寿命，阻止它频繁进行启动，我们应注意尽量把零散的作业聚集在一起，等到有足够多的作业时，再接通多功能一体机的电源进行集中复印;另外遇到某个作业需要重复复印若干份时，我们一定要借助一体机的连续复印功能，来对指定作业进行批量复印，这样不但能够提高一体机的工作效率，而且还能延长一体机的寿命。
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参数设置不能照搬
现在许多用户在使用一体机打印材料时通常会将打印纸的纸型设置为A4幅面，但事实上不少用户实际购买回来的打印纸张常常是16开大小的标准复印纸，这样一来在打印类似表格或者大型图形的特殊材料时，就容易出现打印故障。发生这种错误故障，其实并不是目标文稿自身有什么错误，而很有可能是打印纸型设置不当造成的。要想解决好这种打印故障，我们除了要按常规方法进入到打印属性设置窗口，在该窗口中自定义设置好纸张的纸型外，还需要对文件的打印格式进行正确设置;在设置文件打印格式时，先打开传真件浏览界面，再依次单击该界面中的“文件”/“打印格式”项目，随后我们将看到有几种格式选项，例如像素到像素选项、与页匹配选项、实际大小选项等。要是我们在这里选择了实际大小选项，那么我们使用16开大小的标准复印纸肯定无法完整打印出A4幅面的文稿;同样地要是选择了像素到像素选项，也会出现页面内容打印不全的故障现象。这个时候，唯有将与页匹配选项选中，才能保证打印不出现错误。
善于使用节省模式
与激光打印机相比，多功能一体机的工作量可能要大得多，那么它在工作过程中消耗的纸张数量以及墨粉盒数量也会大许多，这样它最终的消费开支也是非常高的。有鉴于此，不少多功能一体机为了节省开支费用，都新增了“节省模式”，善于使用这种工作模式可以帮助我们有效地将耗材开支费用降到最低限度;因此，笔者建议各位朋友在使用多功能一体机批量处理作业之前，一定要先对一体机的功能设置进行一下检查，看看其是否正处于节省模式下，倘若不是的话必须及时将它的节省工作模式启用。目前市场上销售的某些品牌一体机，为了方便用户启动节能模式，常常会在其控制面板中直接设置一个节省墨粉的开关，用户只需要简单地开关操作面板中的那个节能按钮，就能快速启用一体机的节省工作模式，当然也有的一体机需要大家按照操作说明书的提示，在控制面板中进行正确设置，不过设置操作并不是十分复杂。
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开关电源也要注意
考虑到多功能一体机每次接通电源时，常常需要花费比较长的时间来预热启动，那么我们在不用多功能一体机时，究竟是应该将一体机的电源直接关闭掉，还是应该让一体机处于节能模式状态呢?一般来说，倘若在1个小时之内，没有打印或复印作业的话，那我们就应该将多功能一体机的电源直接关掉，毕竟这样操作能够节省不少电费。不过要是在1个小时之内，还有零碎分散的各种作业需要处理时，我们就应该启用多功能一体机的节能模式，毕竟一体机处于这种工作状态时，它重新预热启动时间将会大大缩短，而且可以避免一体机频繁启动现象，这样可以尽量保护好一体机内部的光学元器件，从而达到延长一体机使用寿命的目的。
