【IT168 行业观察】现代企业的办公已经和过去有了天壤之别，无论是在产品的更新换代、信息化需求还是在具体的应用模式上。相比过去，现在的企业办公更追求高效率、迅速反应、管理条理化。因此对于产品的选择，不仅仅是能够完成日常的打印输出要求，更多的，是解决高效控制，一体化信息化以及权限设置等需求。

　　面对种种实际存在的需求，对于企业采购者，首先应该是明确自己的企业定位和日常办公的需求。这是采购流程的最初步骤也是最重要的步骤。企业需求将直接决定所采购的办公设备的性能和功能。所以对于现代化的企业办公而言，不能把选购标准只是放在基本打印和复印的输出上，对于采购者，应该多方位地考虑产品的综合表现。比如：

　　需求点一：产品的多功能。企业办公的需求多种多样，除了基本的输出之外，还应该具有针对性的应用，这也是为什么现在复合机大行其道的原因。企业不应只是在某个单项功能上需要突出表现，而应该在产品的功能性和实用性上进行均衡的选择。不同的部门应该具备符合其特殊需求的产品，而不是采用单一的产品进行集中办公作业。要具有针对性的针对不同需求给予一体化解决方案。

　　需求点二：准确灵活性。产品应该能够满足用户不同样式、不同格式甚至是不同配置的需求，例如彩色黑白集于一体、单面或双面、不同打印质量的需求等等。灵活的产品配置让企业间的各个部门可以按照自己的实际工作环境“有的放矢”的完成办公作业。这不仅提高了办公效率，而且还节省了统一办公所带来的不必要的设备荒废现象。

　　表现三：数字传送的安全和准确。随着网络化、信息化在企业办公中的地位越来越重要，应该充分考虑产品在数字化传送上的能力和表现。数字化传送不仅简化了文件处理流程，而且还可以实现电子邮件发送、数字传真或以数字形式捕获纸文档，同时将其纳入业务工作流程之中。

　　表现四：产品的稳定性和可靠性。这一点主要指的是产品在运行性能上的表现，是否稳定可靠，皮实耐用;是否能够做到维护保养及时，售后服务完善，技术保障有力。对于企业办公而言，产品的稳定性直接决定了办公效率的高低。正确的科学的产品采购在提高办公稳定性的同时还能降低后期维护的成本，因此，选择稳定可靠的产品是采购中需要格外关注的。

　　表现五：采购成本与使用成本的综合考虑。采购成本只是一方面，在产品成本上要全方位地考虑，例如单张使用成本，维护成本等。

　　针对以上的需求分析，我们可以按照部门级需求将产品进行网络化布局，也可以采用集中输出的模式。针对不同部门的需求，设置打印权限来加以控制。这样既可以满足不同部门之间的差别需求，也可以满足集中办公输出的需求。

　　例如采用集中输出的产品中，可以选择具有打印、复印、扫描和传真以及数码发送的功能MFP产品。那么对于产品的基本性能需求，例如针对50人的工作组，可以要求基本性能为：打印，每分钟可以打印20-30页左右A4幅面的文档，打印分辨率可以达到600×600dpi;复印，每分钟可以复印20-30页左右A4幅面的文档，复印分辨率可以达到600×600dpi，并且具有从扫描仪到玻璃稿台25-400%的复印缩放功能。而且为了满足企业文档多样性的需求，还需要在扫描功能上加以扫描速度的需求，以及多种扫描模式的需求。例如可要求可扫描的文件格式应该具有PDF、JPEG、TIFF、MTIFF等格式。

　　此外为了满足企业用户的集中输出需求，还可以针对这种集中输出的设备加以内置B的硬盘，这样可以针对集中输出的数据进行直接输出，以保证数据的通畅。当然月打印负荷量也是非常重要的，例如一个50人的工作组，月负荷应该在200000页左右。

　　说到这里，其实可以介绍一些企业目前提供的类似的硬件解决方案。例如惠普的平衡部署，柯尼卡美能达提供的高端定制复合机的企业文件管理系统等等。无论是哪一种，都是通过明确需求来实现硬件解决方案，以帮助企业在内部合理调配，实现快速灵活的应用，从而为企业办公节省了时间。

　　目前，很多打印办公设备厂商都提供了丰富的企业选件：企业可以根据自己的需求来选择产品的选配件。这种灵活的应用不仅可以为企业提高产品的适用性，也为企业的多样化使用提供了不同的针对性选择。而在网络连接与管理方面，企业还可以利用厂商配备的软件通过标准WEB浏览器，在打印环境中为用户提供打印或打印机的管理功能，并且可以自动发现新产品，远程执行所有的安装、配置、故障排除和维护任务。

　　因此，办公一体化的高效办公，不仅仅是一个概念，更多还要求企业采购者对于产品自身的了解，以及企业需求定位的准确，才可以实现。