【IT168 产品应用】传真机对很多商务办公用户来说，是日常办公的基本常用工具之一，虽然是常用办公设备，但是很多用户在日常应用中，还是存在很多应用方面的问题，比如说如何发送传真、如何接收传真、传真机除了传真功能之外，是否还有其他功能呢？等等问题，很多用户都不太清楚，作为一名技术工程师，我觉得今天有必要跟大家一起来分享一下传真机日常应用知识。希望对大家有所帮助。

　　传真机工作原理

　　传真机工作原理其实和通信有关系，首先通过CCD扫描器把需要发送的文件扫描并传递给主板，然后通过调制解密器进行数据转换，然后把数据传送给你对方的传真机上，在发送传真时，我们需要先接通电话，在通信的状态下，然后启动数据传送功能，数据传送功能首先需要由接收传真哪一方启动，当发送方听到对方给的信号以后，也按一下启动按键，即可发送信息。

传真机

　　一般需要发送的文件在对方给完信息号以后才能扫描并发送，不过目前也有一些传真机支持先扫描后发送，这类传真机的工作原理其实是一样的，只是机器内配带有存储卡，可以临时存储数据。当文件扫描完以后，发送方就完成了传真操作，接收方的传真机收到信息以后，传真机通过调制解密器把数据转换过来，形成文字打印出来。

　　在传真机的工作过程当中，不能有通信中断，如果通信中断传真会自动切断，不能发送完整数据。因此很多传真机都是有专门的电话线，这也体现了传真机对通信的高要求。

　　传真机常规应用技巧

　　目前市场中传真机类型非常多，主要有喷墨传真机、激光传真机、热敏传真机、色带传真机，这四类传真机在企业应用都非常广泛。这几种传真机虽然类型不同，但是他们的工作原理和使用技巧都差不多。

　　发送传真方法：在发送传真时，我们需要先把手中的文件准备好，对方的传真号准备好。首先把纸张放置在原稿进纸槽中，放纸张的时候先看清楚传真机上的标示，看看字体是超下还是朝上，一般情况下都是字体朝下。把纸张放置好以后，就开始拨号。

　　当电话拨通以后，先听听对方传真机的反应，如果对方传真机直接给你信号了，那么你直接按一下启动按键即可，因为对方设置的是自动接收模式;当纸张全部进纸完成，那么发送传真的工作已经完成，您只需要稍后打电话提醒对方，并询问传真件是否已经接收到。

　　接收传真：接收传真有两种方式，第一种就是把传真机设置成自动接收模式，无需人员管理，只要有客户发送传真，机器会自动接收，并把传真件打印出来，一般这种接收方式不太安全，很容易被同事误拿。另外一种就是手动接收模式，如果有客户发送传真过来，首先需要人来接听电话，然后按一下启动按键给对方信号。

　　潜在功能之一：接电话分机

　　很多用户可能认为，传真机是专业传真设备，除了接收和发送传真，还能通话，其实一点都没错，不过用户会认为，有些传真机较大，如果直接放办公桌上会感觉不太方便，所以很多用户都是把传真机放在座位旁边，如果您办公室只有一条电话线，那基本上都被传真占用了，或者说在接收传真之前，您每次都需要先和对方通话，这种情况，可能很多用户都会觉得很麻烦。

　　其实传真机都是可以外接电话分机的，在接收传真之前，无论是传真机还是电话机都会响，用户可以通过分机先和对方通话，然后确定接收传真以后，再去操作传真机，这样既可完成接收过程。

　　不过从目前很多用户的使用习惯来看，用户习惯使用传真机自动接收，也就是说传真机响一定次数之后，传真机会自动给对方信号进行传真接收。外接电话分机只是一个附加选项，针对有需要接电话分机的用户设定。

　　从目前市面上各产品特性来看，最适合复印的传真设备是激光传真机，其次就是喷墨传真机和色带传真机，这三种传真机都支持普通纸输出，在使用中基本和复印设备大同小异。下面笔者为大家推荐几款热门激光传真机，希望对大家有所帮助。

　　潜在应用功能之二：复印功能

　　传真机虽然类型较多，但是它们的复印功能是一个共性，所有的传真机都支持复印功能，只是在复印效果上存在一些差异而已。大家在使用传真机时，相信会知道传真机本身有一个原稿扫描单元，用来扫描原稿;另外传真机都支持传真机打印，传真机接收文件后设备会自动打印出来。真是因为传真机有这2个基本特性，从而形式了潜在的复印功能，无论哪一台传真机都能支持复印功能，但是复印功能不是主打功能，不过可以辅助用户日常复印需求。

　　如何利用复印功能：据笔者了解很多中小型企业用户，由于企业规模比较小，购买的办公设备很有限，一般配备的设备有传真机+打印机+一体机或者复印机。在这种配备情况下，如果复印机或者一体机出现故障以后，那么复印功能就完成不能使用，而用户又着急复印文件时，用户完全可以通过传真机进行复印来满足临时需求。

　　不过传统专业传真机有另外一个特点，就是大部分传真机都采用斜坡式设计，因此不支持书本、证卡等介质的复印，基本上只支持普通文件复印。

　　使用传真机的注意事项

　　相信很多企业的传真机经常会接收到很多垃圾传真，如果您想避免垃圾传真的接收，在平时使用中就需要对传真机进行设置，不过一般的很多防垃圾传真功能也不能阻止所有的垃圾传真，所有如果用户不想浪费纸张，可以把传真设置成手动接收模式，所有的传真都需要用户接听电话以后手动按启动按键才能执行接收。

　　传真机报错了怎么办，这个是很多用户经常会碰到的问题，一般最常见检查是否有碳粉和纸张。有些热敏传真机因为使用的是热敏纸，而热敏纸都是安装在机器内，用户看不到纸张的使用情况，当用户接收不到传真时，很多用户都觉得机器肯定出故障了，其实很多时候如果能够主动检查一下是否有纸张，问题就能自行解决了。

　　很多工程师都有过这样的经历，用户传真机复印件出现黑条，大部分都是扫描器上粘有东西，而扫描器上粘有东西的主要原因很多情况都是用户自己造成的，比如很多用户在发送传真时，想把文件上的东西去掉，而去掉文字的办法就是使用涂改液，而涂改液没有干的情况下，在发送传真时，涂改液就会粘在扫描器上。从而造成这类故障。因此建议用户在使用中可以避免这类故障的发生。