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小小ID卡,能给办公与文印带来多大的改变?

2017-11-28 00:00    it168网站原创  作者: 曾石 编辑: 曾石

  【IT168评论】在咱们的日常办公过程中,ID卡这玩意一定不会让你我感到陌生。大多数时候,这张小小的卡片作为让编辑君这类起床困难户抓狂的门禁系统的一部分,伴随在我们的身边。

ID卡能给办公与文印带来多大的改变?
▲ID卡一般都长这样

  似乎大多数时候,这张小小的卡片除了上下班打开之外也没啥其他用处了,不过随着各行各业办公一体化程度的提升,这张小卡片所能具有的能量已经不再局限于上下班打卡了,在整体办公的方方面面,它都将企业管理者提供更加强有力的支撑。

  ●刷卡打印:解决大型企业成本控制难题

  单张的文印成本虽然很低,在现在的消费水平下甚至低到让人轻易忽视,但是由于大型企业巨大的文印量,文印成本积少成多,总量也十分巨大,而在不菲的文印成本背后,往往隐藏着大量的文印资源浪费。在一些企业中,过度使用彩印、打印出的文件长时间没有人领取、文件错拿漏拿、重复打印等问题层出不穷,而出现这些问题的原因之一,正是由于缺乏一个可靠的文印认证系统。

ID卡能给办公与文印带来多大的改变?

  复合机刷卡打印功能的应用正好能够解决这个问题。刷卡打印本身实现起来非常简单,复合机设备在安装了读卡器之后通过识别员工的ID卡确认打印者的文印权限。员工在电脑端发送打印命令之后,复合机并不会马上开始打印,而是将文件预存,等待刷卡确认之后开始进行打印。这样的设置,如果出现误打则可以在刷卡前进行取消,同时员工现场取走文件,避免了文档的错拿与漏拿。

  刷卡打印对于企业文印的管理有着巨大的辅助作用,管理员也可以通过复合机设备对于文印行为的记录了解不同岗位之间具体的文印需求,从而进一步了解并控制企业的文印成本支出。有研究表明,实施系统文印管理的企业整体文印成本能够下降30%之多,刷卡认证功能在其中就起着巨大而关键的作用。

  ●众创空间管理者福音

  在目前“大众创业,万众创新”的号召下,中小型创业团队的数量越来越多,这类创业团队往往选择众创空间作为他们栖身的港湾。在这样的背景下,众创空间在近年来也得到了长足的发展,规模和数量都明显增加。

ID卡能给办公与文印带来多大的改变?

  随着众创空间的不断发展,一些问题也开始困扰众创空间的管理者们。由于众创空间的特殊性质,人员构成相对复杂,相较于传统写字楼流动性也相当的大,这就给整个众创空间的办公资源管理造成了较大的困难。

  借助ID卡认证系统,将所有在众创空间办公的人员收录在后台程序中,在众创空间内使用复合机、投影机、租用会议室等都可以通过刷卡进行预约,避免了无关人员占用办公资源的情况发生。同时,众创空间管理者还可以及时得到办公资源使用情况的具体反馈,及时合理调整办公资源的分布。

  ●更好的企业人性化管理

  看到这个小标题,估计不少人要骂我:到哪都要打卡还有个劳什子的人性化?

  其实,打卡和人性化管理并不矛盾。现在人们工作压力越来越大,不少企业为了让员工能够以更好的状态工作,而开设了像是企业健身房,咖啡甜点屋,零食角这样给员工提供福利的场所,而刷卡认证在对于这些场所的管理上,毫无疑问将起到重要的作用。

  一个管理完善的企业,可以借助刷卡认证系统将这类场所的使用情况记录下来,在避免资源浪费的同时,更好的对于这类服务进行优化,提升员工们的办公幸福度。

  ●最老生常谈的问题,还是信息安全

  兜转了一圈,让我们回到办公认证系统最初的初衷:保障安全。刷卡认证这项保护措施看似原始,却也能起到很关键的作用。

ID卡能给办公与文印带来多大的改变?

  现在,大部分企业开始重视信息安全问题,在整个办公网络系统中斥以巨资打造极其严密的信息安全保障系统,而复合机作为办公网络的重要组成部分以及企业的文档处理中枢,自然也回受到严密的保护,设置层层防火墙保证其不受到黑客的攻击是大多数企业的通行做法。

  而人们往往会忽视来自身边的,最为原始的威胁。曾有研究表示,目前网络攻击者通过突破复合机设备来窃取资料的额情况已经在减少;而令人意外的是,企业信息泄露和文件遭遇窃取/丢失在很大程度上来自于在文印输出端的误拿和剽窃。这个结果可以说是意料之外,情理之中。而刷卡认证这类看似原始的方式却能够直接杜绝这类来自身边的威胁,何乐为不为呢?

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