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试客说:应该如何做一个聪明的IT管理员

2018-01-02 17:45    it168网站 原创  作者: 曾石 编辑: 曾石

  【IT168试客说】前言:IT管理人员在现在企业的运作中起着非常重要的作用,在数字化、网络化办公飞速普及的今天,一个企业的IT管理员早已不是单纯的技术维护岗位,而是扮演者整个企业数字化业务流转核心成员的角色。面对这样的近况,作为整个企业IT技术的支撑,其工作量是势必大量增加,这也就造成了IT岗位有一种“忙成兔子”的感觉。尤其是IT管理员,时常需要配合其他业务部门完成一些繁琐零碎的沟通与支撑工作,有时还吃力不讨好,实在说不上是什么好差事。

试客说:如何做一个聪明的IT管理员

  那么面对IT岗位复杂枯燥的日常,一个优秀的IT管理者如何发现其中乐趣,提升工作效率从而进一步提升IT部门在企业中的重要性呢?今天咱们就站在IT管理者的角度来谈谈如何借助柯尼卡美能达推出的一系列智能办公解决方案来迅速解决一些关于办公方向的IT支撑工作的,瞧瞧看这些解决方案如何帮助企业和IT部门更加高效的运作。

  正文:

  对于大多数人来说,咱们IT管理员这个职位都是有所耳闻的,但是这个对于这个岗位具体是做什么的,大概都一知半解。若问他们IT管理员具体都干啥,大概能得到一个“公司网管”或者“管打印机”的评价。说实话,这有些让人哭笑不得,但是仔细想想也不无道理。毕竟现在的办公环境,什么都可以没有但是一定不能没有网络。这样一来,维护公司的网络几乎成为了别人眼中IT管理员最近常做的工作,被同事们戏称为网管也是情理之中。

试客说:如何做一个聪明的IT管理员
甚至有人认为梳理这一坨网线是我们工作

  而公司的打印机们,也处于咱们IT管理员的支配之下。入职手册上的职责上写过这样一行字:“公司所有计算机、打印机的安装、调试、维护工作。”这行字看着简单,但是却包含着非常繁琐的工作内容。对于我们公司这样一家文印需求量很大的企业来说,稳定高效的完成茫茫多的文印需求就需要IT管理员对打印设备的使用情况,耗材情况,故障情况实时的了解并进行维护。以往公司的打印需求依靠的是散落在各个办公区域分开的一体机以及打印机设备,那时候对于我们IT管理员来说维护起来可以说是噩梦。

试客说:如何做一个聪明的IT管理员
某个办公室的打印设备

  到了一定的时候,总有同事反馈这台设备坏了,那台设备没墨了等等;而且公司里面还要求我们对于打印的成本进行一定的控制。这样这种东一锤子西一榔头的模式明显难以满足日趋巨大的文印需求了,而且在成本控制上也难以实现,甚至只能通过最古老的控制纸张供应来规定每个部门的文印量。显而易见,这种方法是难以为继的,还让我们被其他部门扣上了一顶小气的帽子,让人哭笑不得。

  不过近来情况得到了改善,公司引进了一批柯尼卡美能达的复合机设备,还配套了一系列的办公解决方案,从设备管理维护的角度来说,算是得到了相当程度的解放。

  当然这整套文印乃至于公司文档管理系统的都由我们IT部门进行维护和安装,所以我们自然也就对这些系统有了一些相对详尽的了解。这些解决方案中,让我们自己印象最为深刻的首先要提帮助我们梳理了整个打印管理流程的印核系统,这项系统的功能可以说是非常强大的了。

试客说:如何做一个聪明的IT管理员

  其一,印核通过支持SNMP协议,在文印设备发生异常的时候实时发送邮件到达我们IT运维部门,这样一来对于设备的维护更加快捷;其二,上面我提到过的公司要求的控制文印成本这事儿用这个系统也能妥善解决,系统通过记录每一次的文印命令可以自动生成分账报表,这样就可以及时掌握每个部门的具体文印需求,同时结合认证打印的功能,就能够对不同岗位的同事设定合理的文印数量阈值,这样一来对于文印成本的控制效果比之前要好上不少。

  除了需要打印出来的文档,公司里还有海量的电子文档需要进行管理,最早老板试图让我们开发一个自用的电子文档管理系统,奈何我们IT部门日常工作繁琐,进度缓慢,这个系统开发的优先度也不高,后面也就搁置一边。后来公司和复合机设备一道引进了柯尼卡美能达的MSC服务,算是帮助我们解决了电子文档管理的难题。

试客说:如何做一个聪明的IT管理员

  所谓的MSC服务,具体表现形式是一个WINDOS应用程序,名为Doc Record;不过最终呈现在我们使用端就是一个H5页面作为交互的可以在多平台上使用的软件。虽然与我们之前自己想要开发的文档管理软件的基础功能相似,但是其功能更加全面也更加好用,最核心的功能在于在企业内部快速检索文档,使用户能够在办公过程在轻松找出所需的文件并通过硬件进行打印、传真、电子邮件等。

  这项快速检索功能相当于在你的电子文档库中加上了一个搜索引擎,方便程度和对于效率的提升不言而喻,不过对我来说最重要的是,咱不用再花时间去开发一个功能缩减版的软件了,这可是实打实的工作量啊!

  总而言之,我们在换装了一系列柯尼卡美能达的设备以及智能办公解决方案之后,工作是更加的轻松了的,将一些基础支撑类的工作交给智能系统去完成,而我们IT管理员则可以抽出更多的时间进行一些管理流程梳理和建设的工作,以更加轻松的工作状态成为一名聪明的IT管理员。

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