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企业级文印管理如何实现 柯尼卡美能达Dispatcher Paragon给出答案

  【IT168 评论】 企业需要文印管理吗? 需要花钱付费购买额外的管理服务吗?这是很多企业听到类似话题时的第一反应。的确,当企业处于初创、小规模的时候,确实几台机器就能应付所有的文印工作。那时候,大家也不太在乎后期的成本支出,耗材用光就买、纸张用尽就加,殊不知这样的粗犷式的管理手段,会让企业无形中流失很大一笔费用。

  而随着企业规模的扩大,办公设备的数量也会显著增加,这让很多企业看到了加强“文印管理”的必要性。尤其是今年疫情的特殊时期,大家都是勒紧了裤腰带过日子,这时候高效、严谨的文印管理就可以帮助企业开源节流。企业从办公运营成本下手,让费用都用在刀刃上,助力企业能够早日度过经济寒冬,重拾企业辉煌,这也许就是企业级文印管理能够体现的核心价值。

  意识到了“文印管理”重要及必要性,那么应该如何搭建起文印管理体系呢?柯尼卡美能达Dispatcher Paragon企业级文印管理解决方案,就给我们了最佳的选择。

  Dispatcher Paragon能够解决什么问题

  随着企业规模的不断扩大,身边的文印设备也会多起来。现在的文印设备,不比以往,它们更加智能、高效,如果能够合理地进行使用、维护和管理,确实能够提升工作效率,让工作事半功倍。

  但事实上,出于管理的空缺,使用的无序,办公设备并没有发挥出它的真正潜力,而不好用、不能用,无人维护,文印安全等问题,反而阻碍了企业员工的正常使用,降低了文印效率。

  针对企业文印管理遭遇的这一矛盾现象,柯尼卡美能达敏锐地洞察了企业用户的需求,推出的Dispatcher Paragon企业级文印管理解决方案,就为化解上述难题提供了答案。

  为了搭建企业级的文印管理体系,Dispatcher Paragon包含了7大模块内容,这些内容涵盖了企业用户的使用、报表和计费三大核心问题,从印前、印中到印后,提供了丰富高效的管理方案,这对于为用户创造更好的文印体验至关重要。

  举个例子来说,针对企业用户的日常使用习惯变化,尤其是移动办公场景的应用出现,Dispatcher Paragon可以为企业用户提供诸如漫游打印、移动打印等便捷应用功能,用户可以不再局限于相对固定的打印的设备,可以实现跨设备、跨楼层、跨区域的文印输出。

  不止于此,企业用户还可以通过发送邮件或上传邮件的方式,使用手机、平板来实现临时的访客打印操作,这对于后疫情时代,大家选择灵活的办公方式来说,提供了强大的保障。

  当然,强大Dispatcher Paragon企业级文印管理解决方案,不仅仅考虑了用户使用上的需求,对于后方的服务器的工作载荷也是十分关注。Dispatcher Paragon提供了全新的CBPR技术,可以帮助用户将打印作业的缓存在本地客户端,而服务器之间只进行认证信息交换,这样的设计就可以减少服务器的工作负载,缓解网络的压力,保障系统的稳定运营。同时,用户也可以避开已备占用的打印机,自由选择任意设备快速完成输出,从而提升办公文印的效率。

  管理安全认证与计费系统协同工作

  不得不承认,企业大部分的办公设备是疏于管理的。文印设备一旦多了起来,员工的使用就缺乏了规则上的管控,谁都可以用,多少数量都可以打,打印无监管,这无形中增加了企业的隐形成本。

  那么解决上述文印难题,最简单的方法就是对每一个使用文印设备的人员认证管理,然后通过Dispatcher Paragon企业级文印管理解决方案的记账扣费功能,对整个文印流程进行监管。

  Dispatcher Paragon企业级文印管理解决方案的认证功能,支持企业员工使用工卡刷卡、二维码扫描、用户密码及登陆等多种形式,确保无资质人员,无法使用公司内办公设备,从源头杜绝文档泄密的最主要途径,全方位保障信息安全。

  而这样好处,一个是确保了只有获得许可的人员,才能使用企业内办公设备,确保了企业内部文印信息的安全。另外一个是,企业可以根据员工所处的部门、项目组,并根据项目要求、项目成本,来单独制定不同的打印规则,如强制要求黑白输出、强制双面输出等条件,来是实现对打印输出的管控,从而降低办公设备的整体运营成本。

  统计报表加强印后管理

  Dispatcher Paragon企业级文印管理解决方案另外一个重要功能,就是可以根据用户,所在的部门、时间、区间等条件,自动进行筛选生产数据报表,并支持用户预定义或定制化管理报表,并实现定期报表的自动导出。

  即便是拥有多家分公司的跨国企业,也可以通过Dispatcher Paragon企业级文印管理解决方案进行部署,让信息部门可以时刻知晓各地的文印状况,以便有的放矢的进行调整。

  那么相较于其他的统计报表解决方案来说,Dispatcher Paragon的统计报表解决方案,可以自动生成直观的图形报表,让企业可以清晰了解自身的办公环境,通过制定优化打印规则,来引到企业员工形成正确的打印习惯,从而提升企业办公设备应用效率。此外,有效的统计报表,也可以实现办公成本的透明化,从而有效控制企业的办公费用,降低企业的经营压力。

  总体来说,Dispatcher Paragon企业级文印管理解决方案,其核心功能,就是将企业内文印设备的使用操作方式、打印规则进行集中管控,并自动形成直观的图形统计报表,方便企业用户更好地了解企业在文印全流程遇到的问题,并提供了相关的解决方案。

  同时,Dispatcher Paragon企业级文印管理解决方案还还优化了企业的打印环境,提供了更适合企业员工灵活办公的方式,提升了员工的工作效率的同时,也让文印成本一目了然,方便企业降低文印成本的同时,提升文档输出的安全性。

  而最为重要的是,这么一套企业级文印管理解决方案,可以实现快速部署和简易安装,不管企业用户是购前选装,还是用后加装,都可以随时部署,全面满足企业用户对于企业级文印管理的迫切需求。

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