又到一年开学季,各位老师们已经投入到了开学的各项繁杂事物中。学生登记表、学籍登记表、奖励处理材料、军训成绩、入党或入团相关材料、学年评语表、学生成绩单、家庭情况调查表、体检表等众多档案资料是否让各位老师们亚历山大、疲于应对。不慌,为帮助老师们“减压减负”,小编特地在开学季,为您一份超实用的学校档案管理干货!

　　01什么内容可以归为学校档案?

　　学校档案是学校在教育教学活动中形成的有查考利用价值的各类文字、图像、声音等材料。它是真实、完整、系统地反映各项工作活动的特点和规律的历史记录,是学校一切工作的综合反映,是教育教学活动中各个方面的时间总结,可以促进学校在今后工作中扬长避短、不断发展。

　　学校档案大体可分为学生档案、教师档案、教学档案、组织档案、图书档案、财务档案等。在具体执行上,各个学校针对学校的实际情况会有不同的调整。比如,会博通此前服务过的学校,就将他们的档案框架划分为了党群类、行政类、教学管理类、学生学籍类、教师业务类、基建类、设备类、会计类、特种载体类。会博通提供基础标准化可调档案分类框架,同时支持用户灵活调整,能科学、有序归档学校档案。

　　02学校档案管理有哪些需要解决的痛点?

　　1) 档案管理缺乏现代化观念:由于缺乏对档案重要性的认识,领导或者学科带头人对于档案工作缺乏配合度,对档案人力和物力的投入严重不足。同时在档案人员的配备上也存在随意性。部分学校学科研究人员缺乏档案归档,导致学校科研档案完整性很难保证。

　　2) 档案管理制度不完善:部分立卷制度执行力度不够,档案收集不及时、不到位,对档案管理人员职责规定不明确、责任划分不明,从而影响了档案管理水平的提高。

　　3) 档案资源建设缺乏规划性:学校档案更重视保管工作,对于档案的开发利用缺乏有效的规范,学校档案无法为学校改革及学科建设提供科学、详细及专业的档案信息,而且档案管理工作中对于一些相关文件重视度不够,这必然会对档案利用价值带来较大的影响。

　　03如何做好学校档案管理?

　　1) 做好档案收集工作

　　对材料进行收集是当前学校档案管理工作中非常重要的一项内容,在收集材料的过程中需要保证材料收集的齐全性、及时性和有效性。同时也要保证收集到的材料具有使用价值,能够成为学校改革及学科建设的重要依据,对学校的健康发展起到重要的作用。

　　会博通在档案收集工作方面,为学校提供了支持dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等二十多种格式档案收集。会博通在档案收集工作方面,同时内置分类框架模板。学校可以根据模板将档案划分为学生档案、教师档案、教学档案、组织档案、图书档案等。同时也可以根据学校建设及长期发展需求,自定义档案分类框架,既满足学校全方位的档案收集,又保证了学校档案的规范。

　　2) 建立健全档案规章制度

　　做好学校档案管理工作,需要我们在档案工作中建立健全档案管理规章制度,使学校档案工作走上规范化和制度化的道路。在制定档案管理岗位职责是,需要明确规定档案收集、整理和利用的职责,在对档案材料进行整理的过程中,需要明确专职档案管理人员及简直人员自身的职责,并严格按照各种工作规范来履行职责。

　　会博通为学校档案管理提供了细粒化的权限管理,保障档案安全每一个分类都可以单独设置权限,授权对象是组织架构中的组织或具体的用户,首先是定义授权对象可访问内容的密级,以及可以进行的操作行为。细粒化的权限管理结合流程化审批功能,能够将很好地落实内部用户的权利与责任。

　　3) 全方位沉淀学校知识

　　学校需要通过信息化技术提升知识资源管理,从而提升教学质量!学校的知识资源包括教案/课件、电子图书、学术研究、党团活动、学校档案、办公管理等。要沉淀学校知识资源,需要一个强大的体系化工具,将分散在个人或组织中的知识资源进行集中管理。

　　会博通学校档案管理系统集知识、文档、办公管理于一体,以智慧化的功能应用推动学校档案全方位收集、扫描、录入、整理、归档入库、利用、统计、鉴定等管理。可以让优秀的知识财富不断沉淀、支撑学校可持续发展。通过对教案、课件、学术研究等知识资源的管理,可以实现知识再利用,提升教师业务能力。

　　学校档案管理发生在教育教学工作的所有环节当中,并不只是在开学才需要档案管理,会博通希望通过为您提供高效、便捷的档案管理工具,让学校档案工作更规范、更科学,实实在在为教育教学提供价值。