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数字化量身定制 柯尼卡美能达非凡扫描工作流解决方案解析

  【IT168 方案解析】随着企业生产经营规模的不断扩大,其日常需要处理的文档量和数据也在成倍增长。那么如何高效的将文档电子化和电子数据归档,成为了很多企业关注的问题。

  如果像过去一样,继续采用传统的人工处理文档的方式,效率不仅低下,还有可能发生文件丢失、难以查找或者泄密的情况发生。所以,在当今数字化时代,面对这样的棘手问题,企业需要找到适合的自己的管理文档模式。

  针对这样的需求,柯尼卡美能达推出的(Dispatcher Phoenix)“非凡扫描工作流解决方案”,可以较好地解决上述问题,助力企业提升文档数字化的能力,从而最大程度地提高工作效率,创造更多的价值。

  让文档数据处理有规可循

  对于企业来说,每天产生的大量的文档和数据信息,是很难完全有序的进行处理的。这就造成了数据存储不规范,需要的时候“找不到”、“丢失了”,甚至“保密数据泄密了”成为了一种常态。很多企业其实都被这种问题困扰着,只是他们并没有找到更好的解决方案。

  那么想要知道文档数据来自哪,到哪去,在需要的时候可以快速找到,这就需要一套完整的文档数字化及数据存储规范。显然,传统的人力是很难做到精准、无差错,尤其是面对企业不断增长的海量数据,这需要专业的第三方来提供解决方案。

  规范流程化繁为简

  柯尼卡美能达“非凡扫描工作流解决方案”,正是针对这样的需求而生, 其通过重新规划工作流,来规范文档数据从捕获、处理和传送的全流程工作,让文档管理更加简单、规范,实现文档管理的一劳永逸。

  三大核心工具变革工作方式


  非凡扫描工作流解决方案三大核心工具

  柯尼卡美能达非凡扫描工作流解决方案,拥有三大核心工具,帮助用户提升工作流效率。首先,工作流设计工具Workflow Builder,用户可以通过其提供的一系列工具,与柯尼卡美能达解决方案服务商一道,为企业自身设计、规划合理的工作流规范,解决目前存在的问题。

  其次,网页应用工具Dispatcher Phoenix Web,通过该工具,用户可以与其他用户共享工作流、注册ID卡和分组设备,让企业员工可以漫游使用办公设备。

  第三,工作流调度工具Workflow Scheduler则可以定义工作流的运行时间,比如一些自动化的工作流,完全可以在闲时进行运作。而有些工作流如财会工作,可以进行制定日期进行申报。

  提供多版本满足用户差异化需求

  柯尼卡美能达“非凡扫描工作流解决方案”,针对不同体量的用户,也推出了不同的版本,用户可以根据自身情况进行量身选择。比如基础版本,提供了文档工作流自动化,无需人工干预,一键就可以执行重复性任务。该方案也可以与柯尼卡美能达复合机完美融合,用户日常文档数字化的扫描、处理和传送过程,都可以在MFP面板上直观地浏览、编辑和存储,这样不仅提升了员工个人的工作效率、还可以降低运营成本,优化业务流程的同时,节省员工的宝贵时间。

  高级版本,可以实现对文档指定区域进行扫描和实现OCR功能,将扫描的数字文档归档为检索的文件,还可把OCR之后的文件生成指定的Office文件格式,便于导入日常系统中,便于用户的日后查找使用。

  而对于大型企业用户来说,专业版可以实现不同文档的不同输出。当用户打印彩色文档时,解决方案会指定到彩色复合机上输出,而检测到100页以上的输出,则指派给高速复合机完成作业。这个过程完全是自动化的,用户不需要在手动去选择,真正实现了办公流程的自动化处理。而在ECM版本中,则可以实现文档的批量索引、验证和管理,进一步提高了自动化的办公效率。

  写在最后,对于企业用户来说,部署上述解决方案,确实需要花费一些成本,可能会给企业的成本管理带来一些压力,但是相较于人力资源成本的投入,显然解决方案更加划算。而非凡扫描工作流解决方案在规范文档处理的之外,也加强了对员工行为的规范,养成良好的数据归档好习惯,全面提升了文档处理的效率,值得有相关需求的企业用户关注。

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