把打印当作“六西格玛”项目进行改革

　　3M公司秉持“六西格玛”(Six Sigma)理念，这是一项基于事实、数据和测量工具进行管理的程序改善方法。所以在2005年，在3M公司首席执行官的鼎力支持下，IT部门为办公室打印推出了一个“六西格玛”项目。它的目标是：提高质量和力争持续改善，并降低成本。

　　3M公司衡量了所有合作伙伴，最终选择惠普(HP)来帮助它实施这个项目。公司从收集3M内部现有程序和打印基础设施的相关数据起步。IT打印服务经理保罗·怀特说：““惠普(HP)公司在评估和设计阶段均拥有弥足珍贵的专业技术，擅长调研我们使用什么设备，如何使用这些设备以及使用成本。他们确实为此类分析描绘了一幅广阔的蓝图。”

　　支出和浪费的资金总额令人瞠目。打印或复印缺乏中央控制。各部门或办公室需要打印机或复印机的时候就随意决定去购买一台。极少会考虑供应或服务的长期成本。

　　有些办公室几乎人手一台打印机。在调查初期，3M公司和惠普(HP)发现3M的各个办公室里一共散布了大约101种不同型号的打印机。而且由于以前购买台式打印机并不昂贵，经理对这些设备耗费的总成本几乎一无所知。

　　“毋庸置疑，简化队列不仅节省了维护费用，而且改善了服务质量。”

　　彼得·高弗雷，3M公司IT基础设施总监

　　高弗雷先生说：“我们拥有大量桌面打印机，不仅如此，我们还很清楚购买的价格只占使用总成本的一小部分。有些型号的打印机或许售价不高，但是更换硒鼓的大笔开支却令它们使用起来非常昂贵。”

　　推出集中管理的打印服务

　　数据支持全新的打印方式：集中管理的全套打印服务。怀特先生解释说：“现在各部门不再购买打印机、硒鼓与支持合同，而是购买打印管理服务。”3M公司不再把资金毫无节制地砸进无底洞，现在公司对每个月的输出服务费用都了然于心。

　　当然，起步工作并非易事。怀特先生说：“我们必须克服员工脑子里的占有权观念。员工习惯于拥有一台个人打印机。他们不想放弃。”

　　3M公司是如何说服他们的呢?通过给予用户更多裨益。员工不再使用输出质量低劣、运行缓慢的个人打印机和经常故障的复印机，而是使用更新更可靠的数码多功能一体机提供的高速打印、复印、传真和扫描功能。过去，传真和扫描功能与复印机和打印机分离，为完成任务增添了不便。此外，还提供涵盖打印硒鼓与常规服务和维修在内的维护服务。

　　“安捷技术是最新实例，向我们证明了惠普(HP)在打印及成像领域占据领军地位，而且也是我们打印管理环境的非常好的合作伙伴。我们期望与惠普(HP)继续携手，共同前进。”

　　保罗·怀特，打印服务经理

　　在与惠普(HP)签订五年期合同的前两年中，3M公司就节省开支逾三百万美元。许多设备的每页成本比过去降低了90%。

　　打印管理服务甚至还产生了环境效益。新打印机比原有设备消耗的能量更少，而且默认设置为双面打印，既节约能源又节约纸张，为3M公司追求“绿色”提供了便利。此外，3M公司还加入了惠普(HP)地球合作伙伴回收计划，百分之百地回收公司的打印硒鼓。

　　怀特先生说：“我们把所有用过的打印硒鼓收集起来并送回给惠普(HP)，这样就有了一个大家了解的处理过程，”

　　过去，有些人把硒鼓扔进垃圾桶，有些人则有自己的一套回收方式。如今，人们自动回收就方便多了。只需在盒子上贴上标签，就会被送到惠普(HP)。”

　　为员工带来的裨益包括：新设备实现了更高效的工作流程。过去，许多员工会先在他们的打印机上打印一份原始文件，再走到复印机旁复印他们需要的份数(假设当天复印机运转正常)。而且复印质量低劣，耗费时间久。现在，他们只需坐在办公桌旁，就可以用高速激光数码多功能一体机打印所有文件。

　　如今我们所用设备的打印质量比任何旧式个人打印机的效果都要好。我们只需坐在办公室里，就能打印出用于店内展示、促销或其它面向客户的文件。最好的是，我们可以在最后一刻做修改，而无需半夜跑去快速打印店。”

　　大卫·克里斯特， 办公耗材分部营销总监

　　3M公司的一支团队需要每天向客户寄送票据。因此，员工要复印票据，打包好再通过通宵信差寄送出去。现在，有了惠普(HP)数码多功能一体机，他们只需使用“以Email传送”(Scan to Email)功能，先扫描票据，再输入电子邮件地址并添加扫描文件即可。怀特先生欣喜地说：“这样下来仅仅一周时间就节约了上千美元。而且这个过程更快捷，节省了他们的时间。”

　　容易支持

　　打印管理基础设施还更加容易支持。首先，公司已经将打印机型号数量从101降至9。公司可以储存种类更少的打印硒鼓与零件，让技术人员能更简易地诊断和解决问题。

　　高弗雷先生表示：“毋庸置疑，简化队列不仅

　　节省了维护费用，而且改善了服务质量。”

　　其次，3M公司使用基于网络的管理软件工具HP Web Jetadmin来集中管理打印设备。怀特先生说：“凭借Web Jetadmin软件，我们就能够监控打印机和数码多功能一体机设备运行的所有方面，包括性能和可靠性问题。它发出的警报能协助我们在机器故障之前及时发现问题，这样我们就可以积极解决问题，让用户免受影响。”

　　当打印硒鼓余量低时，Web Jetadmin也会发出警报，因此在墨粉完全耗尽前就可更换硒鼓。可以防止设备发生停工。

　　最后，怀特说，该计划让惠普(HP)和3M公司能够收集重复出现问题的相关信息，因此堪称解决问题的强大工具。当装载驱动和固件更新时，可对Web Jetadmin进行程序设置，从而将更新传送至网络上的所有设备。运行这一过程仅需几小时，其间不会影响用户。

　　随3M公司共同发展

　　在像3M这样的公司中，没有什么会一成不变。该公司在全球各地持续发展壮大。公司以适宜的员工与设备比例，部署了附加惠普(HP)数码多功能一体机和打印机，

　　即使在以前就使用惠普(HP)打印机的办公室里，也可以对队列进行调整。怀特先生解释说：“我们可以在既定领域绘制月总量数字与预期总量的对比图表;再选取异常值，即前百分之十和后百分之十，最终决定是否需要做调整，我们需要在这一层楼添加一台打印机吗?我们可以替换每月打印纸张较少的打印机吗?这些都是为了使打印设备与用户需求完美匹配。”

　　展望未来，3M公司正在评估新型惠普(HP)安捷打印机。安捷打印机采用全新喷墨打印方式，可实现大印量、高质量的彩色打印。怀特先生说：“我们正在评估是否能让安捷打印机承担彩色打印任务，从而减少彩色打印设备的数量。”安捷打印机不仅具备激光速度，而且可以大幅降低每页打印成本。

　　怀特先生说：“安捷技术是最新实例，向我们证明了惠普(HP)在打印及成像领域占据领军地位，而且也是我们打印管理环境的非常好的合作伙伴。我们期望与惠普(HP)继续携手，共同前进。