在未来的办公环境中，文件以电子化的形式进行保存和发送将要大于以纸张形式的输出量，在这种电子化、信息化的趋势下，对于彩色化办公设备的选择不能仅仅考虑到传统的彩色打印复印的文档输出，还要更多的考虑到纸张形式之外的更多彩色信息输出方式，即其它的无纸化彩色信息保存和传递的方式，而这也正是彩色数码复合机的优势所在。一般情况下，用户对于传统纸质文档的传送都是以传真或快递的方式，不仅降低了效率，对于传送质量也难有保证。但是有了扫描发送电子邮件这个功能，就可以通过互联网使传送的过程达到“无纸化”，对于经常需要和国外或外地沟通的客户可以节省一大笔长途电话费。以佳能新推出的iRC3100N为例，其就包含了彩色传真、互联网传真、邮件发送等多种通讯方式，同时接受到的传真文件可通过转发功能转发到指定的电子信箱中，一款产品中就包含一套管理传真文件以及成本的解决方案。试想如果我们把以前需要发送传真的文件改由彩色扫描发送电子邮件的方式，除了速度快，无纸化，节省电话费等优点外，接收方收到的将是一份令人眼前一亮的彩色文件，与传统的黑白传真质量有着“天壤之别”。由此可见，彩色化办公不仅局限于色彩文档的输出，更将传统的黑白办公模式进行了革命性的改造。

    在当今的读图时代，越来越多的企业用户开始认识到彩色的商业价值所在，全方位的彩色化输出日渐成为商务办公交流的主要表现方式。彩色办公的优势已经勿容置疑，随着“彩色化沟通”逐渐在工作中得到验证，彩色办公在用户和厂商的共同关注下将不断升温。