随着Viacom公司的复印机使用合同即将到期，公司决定着手关注所有可用方案。“我们开始和惠普讨论如何更具整体性地完成相关工作。”首席信息官Joe Simon回忆道，“能否让打印和复印环境更加高效?能否降低文印成本?甚至更进一步，能否提出更加环保的工作方式?”
在任何情形下，对上述问题的答案都是“可以”。而Viacom实现目标的方法则是通过和惠普签订打印管理服务合同，实施集中化打印管理。
l HP Color LaserJet CM4730 彩色激光多功能一体机
l HP Color LaserJet CP3505dn 彩色激光打印机
l HP Color LaserJet 5550dtn 彩色激光打印机
l HP Color LaserJet 4700dtn 彩色激光打印机
l HP LaserJet 9050 激光多功能一体机
l HP LaserJet M5035xs 数码多功能一体机
l HP LaserJet 4345x 激光多功能一体机
l HP LaserJet M3035xs 数码多功能一体机
主要软件
l HP Web Jetadmin
l Digital Sending SW
l HP Service Portal
惠普服务
l 惠普打印管理服务
有了打印管理服务，就可以通过一个独立的服务和技术支持的联络点以及按照使用情况的月结账单，对Viacom的打印和复印需求进行集中化管理。公司还利用崭新的惠普打印机和多功能设备，合理精简了打印输出的结构，以便为员工提供全新的处理能力和更高的服务水平。
据Simon介绍，Viacom希望能在签订打印管理服务合同后的头三年，将打印和复印成本削减20-25%。
“选择惠普打印管理服务解决方案对于公司来说是一项重大的变革，这项举措可能会遭到一些员工的抵触，”战略服务总裁 Bob Roth承认，“不过，目前大多数员工已经接受了这一变化，因为他们意识到了惠普打印设备在办公室之外的处理能力——色彩更生动，速度更快，质量更出众，而且也更加环保。”
从构想到执行，仅需10个月
作为一家全球领先的娱乐内容服务提供商，Viacom旗下拥有众多享有盛誉的品牌，包括MTV、VH1、Nickelodeo、Comedy Central、BET、Paramount Pictures and Paramount Home Entertainment，资产横跨电视频道、动画制作和数字媒体平台。
“尽管已经了解Viacom在打印设备和员工的比例上并不令人满意，但和行业标准之间的巨大差距时却依然出乎我们意料。我们确实需要一个能涵盖全部文印需求、并可提高效率的解决方案。”
Joe Simon，Viacom首席信息官
公司决定选择惠普打印管理服务的过程非常迅速，从构想到执行仅用了10个月的时间。起初，公司现有的复印机合同只有几个月就到期了，鉴于打印输出的管理有诸多需要改进的地方，因此Viacom委托它的两家主要提供商(惠普负责打印，另一家负责复印)来寻求改善方案。
公司的设施组已经处理了复印管理的相关事宜，而打印管理事项则由技术组负责执行。许多员工都拥有了自己的个人打印机，员工和打印设备间的总体比例达到了约2:1。惠普还曾让Viacom的一个核心团队参加 “打印2.0” 的战略研讨会，为公司提供相关策略，并让团队了解有关高效输出管理的行业趋势和解决方案。
“尽管已经了解Viacom在打印设备和员工的比例上并不令人满意，但和行业标准之间的巨大差距时却依然出乎我们意料。”Simon指出，“我们确实需要一个能涵盖全部文印需求、并可提高效率的解决方案。”
为实现在公司技术团队领导下进行集中化输出管理的目标，Viacom立刻决定选择惠普来规划相应的解决方案。“与我们现有的解决方案以及其它服务商提供的替代方案相比，惠普的解决方案在改善公司的IT管理关系方面，明显更胜一筹。这使我们更有理由选择惠普的打印管理服务。”Roth说。
“合理精简”输出处理能力
Roth介绍说，在合作之初，Viacom实际上并不知道它将在打印、复印、扫描和传真方面投入什么。这也是一个在企业中常见的困扰。Viacom和惠普携手合作，共同为公司的多种设备构架如何进行“合理精简”的解决方案。该方案包括为公司的不同战略位置提供匹配的功能和处理能力，以保证打印工作便捷地实施。而能打包提供打印、复印、扫描和传真处理能力的惠普多功能一体机则是方案的关键。惠普一体机处理彩色任务时成本低廉，而且在文件整理方面，能够替代过去通常由员工手动来完成的文件操作。现在打印设备连接到了网络中而不是独立运行，这就使得设备的处理能力可以和工作流程相匹配，避免了利用不充分的问题。
在为Viacom提供的打印设备中，机器型号包括全新的采用“安捷打印”技术的HP CM8060 彩色数码多功能一体机、HP Color LaserJet 6040 和M4730 彩色数码多功能一体机、HP Color LaserJet C6015和5550dtn 彩色激光打印机、HP LaserJet
M3035xs、M5035xs和9050 数码多功能
一体机。以上机型均符合能源之星(ENERGY STAR®)标准，并拥有每分钟40-60页的优异打印速度，月负荷量高达250,000页。
该方案的目标之一是大幅减少个人打印机的数量，而目前已成功减少了约80%的个
“采用惠普打印管理服务的一个明显成果就是它能使打印及成像效果更加出众，因而可以把打印输出作为一项技术服务来进行有效管理。我们对于打印的认识越来越清楚。有了惠普的帮助，我们目前正在寻求各种适合的工具来满足员工的需求，而不仅仅是安装一台更大、更快的打印机。
Bob Roth，Viacom 战略服务副总裁
人打印机。其中部分是在执行阶段由技术团队移除的;而其它则是在员工了解到惠普打印管理服务解决方案的全新处理能力后自动放弃的。总体而言，输出设备的数量已削减了超过一半——从过去的2,000台减少到了目前的950台。设备整合导致能耗的自动减少，同时还获得了成本和环保的双赢。
全新工作流程，全新处理能力
所有打印设备均通过网络进行连接，以便能够利用惠普软件工具进行集中管理。HP Service Portal软件的一项优势是自动订购墨盒。“每台机器都可以在墨盒快用完时，订购更换所需的墨盒，” Roth解释说，“也就不再需要一群人每天在楼里来回巡视，检查机器耗材使用情况。”
公司使用HP Digital Send(DSS)软件，根据设备配置，对多功能一体机进行标准化的远程管理。例如，为了节省纸张，Viacom各
设施处的多功能一体打印机均默认为双面打印。而使用 HP Color Access Control软件则确保电子邮件等文件不会被无意中选
择彩色打印，减少打印的彩色页数。而HP Web Jetadmin软件可自动生成耗材或故障警报，帮助Viacom了解惠普多功能一体打印机及打印机设备的使用情况，并在其对用户造成影响之前，主动对相关问题做出解决。借助关于打印使用情况的历史和实时报告，公司就能对相关配置进行微调——在需要处添加一台设备，或移除使用率不高的一台设备。
“大有改观。”Roth说，“现在，我可以获得有关公司打印使用情况、打印成本和设备状态的数据，这是以前无法做到的。”
