在传统的工作环境中，经常可以看到这种现象：一个小小的办公空间内充满了传真机、打印机、复印机等，员工站在打印机面前等待取出打印件，同时传真机不停的吐出一张张垃圾传真，由于数量较多而飘落满地，各种设备发出噪音，整体效率非常低下。垃圾传真现在已经成了我们不能忽视的重大问题，除了骚扰我们正常的工作于生活之外，还造成了大量的耗材以及纸张浪费，与垃圾邮件、垃圾短信不同的是，垃圾邮件并不会让接收者付出费用，只是一种信息骚扰，可是传真机在接收内容后会进行打印，对于接收者造成了物质上的损失，因此过滤垃圾传真功能就显得非常重要，将发送垃圾传真的号码记录下来并加以过滤，可以在避免浪费的同时，防止错过重要的传真内容。

    在收发传真的速度方面，一体机也要领先于传真机，当然这主要还是因“机”而异，就最低端的传真机和一体机而言，一体机在收发传真的速度方面大概要领先20%左右。在传真质量方面，喷墨效果相比热转印效果仍然拥有强大的优势，黑度更加充足，字体更加清晰锐利，保存时间也更加持久，而热转印文件不防水，随着时间流逝字迹会逐渐变浅等，因此重要的文件需要先经过复印才能进行长时间的保存。

    传统传真机采用色带作为耗材，接收到的传真内容在打印后仍然会在色带上有所显示，一旦暴露，则毫无机密可言，因此对于非常重要的机密传真内容，在接收后需要打开传真机对色带进行销毁操作，在这方面一体机拥有绝对的优势，无论是喷墨还是激光一体机，打印过后机器都会进行归零操作，完全避免了泄密的可能。

    随着新产品的推出，热敏式传真机也具备了无纸收发传真的能力，例如松下KX-FT982CN热敏传真机在纸张用完以后，仍可以继续接受28页传真内容并储存在内置存储器中，但是，由于无法与电脑相连，因此存储器中的内容仍需通过纸张打印出来才能收看，电脑中的文件也必须先打印出来才能发送传真。与之相比，惠普OJ J3508可以无纸存储160页内容，接近KX-FT982CN的6倍，并且，通过电脑可以轻松实现传真的无纸收发，对于不需要保存的内容或者机密内容等，无纸收发可以简化操作步骤，同时有效节约成本。