【IT168 解决方案】第一眼看到这个题目的读者恐怕都会觉得怪异，因为从来没有听说过堆砌办公这种说法，所以在此笔者有必要先对这个说法加以说明。简单来说，堆砌办公就是指在办公采购当中，采购者按照企业原始需求进行产品采购，并将这些产品集中到企业，供企业人员进行使用而最终形成的办公模式。目前国内绝大多数企业办公采用的都是这种“堆砌办公”模式，这里之所以单独将这种办公模式提出来是因为在不断变化和发展的商务办公环境中，这种模式已经难以满足需求，但是有趣的是并没有几个用户注意到“堆砌办公”中的负面效应。

    新鞋走老路：新办公遇到老采购

    不可否认，在信息化快速发展的今天，企业的办公模式和办公产品的采用发生了翻天覆地的变化，过去用纸张和人工进行信息传递的模式也逐渐开始向信息化办公的方向发展。不过在快速发展了一段时间后，企业的办公需求似乎遇到了一个瓶颈，因为在企业办公中人们对于办公产品的要求似乎只能限于简单的打印和复印，在更为简便和分类配置的需求上根本无法满足需求。那么造成这个结果的原因在哪儿呢？

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    造成办公需求瓶颈的原因首先在于采购。可能几乎所有的传统采购人员在采购办公产品的时候都不会做什么战略性的思考，更不会仔细思考产品之间相互连接或者管理上的问题，充其量只是简单地询问需求者的使用需求是哪些然后就直接进行采购。事实证明这种采购模式对于办公产品的采购并没有什么好处，而具有战略意义的办公产品采购也在这种采购前提下等同于一般的菜市场上的菜篮子买卖。在这种传统采购模式中，采购者考虑更多的是产品的价格或者是配件等无关整个办公环境的其他因素。而随后购买的许多不同品牌不同类型的办公设备因为统一部署和管理的问题被集中放置，造成了许多操作上的不便，这也是“堆砌办公”最根本的形成原因以及缺陷。

    由于采购上缺乏战略思考以及对于办公需求不同分类的简单认识，造成了企业办公的管理缺陷。比如采购者可能会由于过分关注价格上或功能上的差异，在选购时偏好集中式文印设备，可是却没有考虑到不同部门不同需求的特性。例如，重要文件试问如此采购模式怎么可能提高企业办公的管理效率呢？

    而缺乏办公管理效率又会给企业带来什么？“对于一个企业而言，最难以控制的潜在费用就是打印成本。75％的企业受管理不善的打印/复印环境的影响，而当前的成本比他们应支付的成本要高10％－30％。”――Phillip Allen 某知名数据公司研究经理

    缺乏办公设备之间有效的管理不仅造成了办公上的混乱，而且企业还为这种混乱的办公管理付出了昂贵的代价，10％－30％的额外投入便是最好的明证。可悲的是，目前这种情况仍在继续，而意识到需要变化的企业却不多。事实上，只有当穿新鞋走老路的堆砌办公的模式被打破才会改变企业办公中存在的一些问题，也才会进一步提高企业的办公效率并减少办公成本。那么究竟采用什么模式采购什么产品才能够满足企业办公使用的需求呢？下面笔者以一个案例作为说明。